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Outlook-Terminkalender mit Excel-Tabelle verknüpfen?

gdh / 18 Antworten / Flachansicht Nickles

Hallo Leute,

habe eine Excel Tabelle. Dort steht drin dass Emil am Montag um 10:15 Uhr zum Sport muss.
Bsp:

Name    Geb          |Montag|Monta g|Dienstag|Dienstag   |Mittwoch |Mittwoch| usw
Emil    01.01.1990|10:15    |Sport    |        /      |         /       |08:00       | Malen   |
Gabi    02.02.1991|      /      |     /       |08:30     |Eurythmie |12:15       |Musik    |
usw.
Das klappt wenn ich die Tabelle ausdrucke und ablese. Mein Chef freute sich und fragte ob ich das nicht auch für einen Rechner automatisieren kann. Kann ich nicht! Aber eventuell könnt ihr mir helfen?

Nun möchte ich diese Tabelle irgendwie mit Outlook verknüpfen (oder neu erstellen), damit (der Rechner läuft immer) ca. 10 Minuten vor dem jeweiligen Termin eine Meldung auf dem Desktop erscheint. Akustisch oder optisch oder beides. Z.B.:

"Fritz in 10 Minuten zum Sport!!! Piep, Piep, Piep".

Auch eine Erinnerung zum Geburtstag ein oder zwei Tage vor dem Ereignis wäre toll.

"Olaf hat am Montag Geburtstag!!! Tut, Tut, Tut".

Und das für ca. 40 Personen.

Die zwei Spalten für die Wochentage (|Montag|Montag|) habe ich gemacht, um einmal die Uhrzeit und einmal das Ereignis einzutragen. Kann ich später zusammenführen.
Kenne mich etwas mit Word, Excel und Outlook aus, habe aber noch nie mit einem Kalender oder Scheduler gearbeitet, geschweige denn eingerichtet.
Arbeite mit Win7 und Office 2010, allerdings habe ich Outlook 2003 installiert.
Kann mir jemand helfen?

Hier noch eine kurze Vorgeschichte:

> http://www.nickles.de/thread_cache/538997289.html#_pc < oder

> http://www.nickles.de/forum/office-word-excel-und-co/2013/benachrichtigungstimer-in-exceltabelle-538997223.html

Für Eure Mühe vielen Dank im Voraus.

mfg dieter

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Hyperboreal gdh „Hallo Hy, nee nee, das war wohl etwas falsch formuliert. Die ...“
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Hallo,

danke, jetzt verstehe ich mehr.

Halten wir mal fest:

- es gibt 40 Personen, die "verwaltet" werden
- es gibt mehrere Personen, die die Verwaltunginfos (Termine) einsehen müssen
- es gibt einmalige Termine und solche mit Wiederholungsintervall
- Beispiel für einmalige Termine: Arztbesuch
- Beispiel für Wiederholungstermine: Sport, Eurythmie, Malen, Musik

Ich habe noch nicht ganz verstanden, wo der Vorteil sein soll von
Excel die Termine in den Terminkalender zu schieben?

Ich würde es etwas anders machen. Voraussetzung ist, der PC hat Internet.
Und zwar lautet meine Lösung: Google Kalender.
Es wird für jeden Termintyp [Sport, Eurythmie, Malen, Musik, Arztbesuch] ein
eigener Kalender vorgehalten. Für immer wiederkehrenden Termin ist nur
ein Eintrag pro Person erforderlich. Mehrere Kalender können innerhalb eines Google-Kontos
vorgehalten werden.

Vorteil: alle Betreuer (und auch der Sportlehrer, Arzt usw.) können sich parallel und
unabhängig über anstehende Termine informieren. Denn einzelen Kalender
können freigegeben werden.

Das Ganze ist kostenlos und man braucht nur einen Browser (also jeder,
der auf die Informationen zugreift).

Nachteil:
Einarbeitungszeit in Google Kalender.
Längere Testphase, um die Darstellung der Daten (Termine) und Aktionen richtig
im Kalender zu realisieren.
Organisation des Zugriffs durch mehere Personen, denen bestimmte Rechte
zugeordnet werden müssen.
Im Prinzip lässt per ical-Export/Import das selbe machen wie mit Excel
aber es ist evtl. etwas umständlicher, da im Textformat.

Gruss
Hy

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