wie kann ich aber sicher sein, das diese pdf genauso aussieht beim empfänger der 1. windows besitzt und 2. das ms office besitzt?
Der Sinn von PDF ist ja gerade die unveränderliche Darstellung* eines Dokuments auf allen möglichen Systemen bzw. mit allen möglichen Anwendungen (es ist halt "portabel", daher kommt das "P" in "PDF").
Wenn Du diese Eigenschaft einer PDF-Datei in Frage stellst, dann brauchst Du PDF gar nicht mehr zu benutzen.
I.d.R. wird sich auch ein Windows-Nutzer eine PDF-Datei nicht im MS Office ansehen (obwohl das mit Word grundsätzlich möglich wäre) sondern in einem speziell dafür installierten PDF-Reader (zur Not kann das auch der MS Edge sein).
Insofern hat Dein Problem nichts mit MS Office zu tun.
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* Ausnahme sind barrierefreie PDF-Dateien nach dem UA-Standard, die der Empfänger je nach Beeinträchtigung natürlich auch "speziell" angezeigt bekommen kann und die dann anders aussehen, als beim "Standard-User". Aber das wiederum ist ja genau der Sinn von PDF/UA...