Gastbeitrag: Office - Word, Excel und Co.
Ein papierloses Büro - ist das überhaupt möglich? Bei all den Mengen an Papier, mit denen man es im Büroalltag stets zu tun hat, scheint dies eine Wunschvorstellung zu sein.
Doch immer mehr Unternehmen reduzieren die Nutzung von Papier und einige haben den erfolgreichen Umstieg auf den papierlosen Alltag geschafft. Mit gutem Beispiel voran geht die deutsche Firma mhplus BKK.
Warum umsteigen? Die Vorteile der Digitalisierung
Die Digitalisierung hat bereits in vielen Bereichen Einzug gehalten. Im privaten wie im beruflichen Alltag wird zunehmend auf Computer, Internet und digitale Medien gesetzt. Es gibt heutzutage kaum etwas, das sich mit dem Smartphone nicht erledigen lässt - Tablet-PC und Laptop sowie drahtlose Internetverbindungen machen die Kommunikation einfacher und schneller.
Genau das sind auch zwei der Hauptvorteile bei der Digitalisierung von bestimmten Abläufen oder dem kompletten Büroalltag: Die Prozesse lassen sich schneller – teilweise automatisiert – abwickeln und werden übersichtlicher. Dadurch bleibt mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben und die Effizienz wird gesteigert.
Zusammengefasst ergeben sich noch die folgenden Vorteile:
- Alles Wichtige ist an einem Ort gespeichert und der Zugriff kann auf mehrfache Weise – über den PC in der Firma, mobil über Notebook oder Smartphone – erfolgen.
- Das Suchen und Finden sowie Organisieren von Daten wird einfacher. Änderungen und Ergänzungen können leicht vorgenommen und nachvollzogen werden.
- Das Erstellen von Berichten und Analysen geht leichter von der Hand.
- Es wird viel Platz gespart, weil Akten und Dokumente durch digitale Daten und Speichermedien ersetzt werden.
- Man schützt die natürlichen Ressourcen und die Umwelt, indem man weniger druckt, kopiert und Dokumente auf dem Postweg verschickt.
Der Weg zum digitalen Büro: so geht's
Manche Betriebe steigen z. B. vom herkömmlichen Telefonnetz auf die Internettelefonie mittels VoIP (Voice over Internet Protocol) um, andere speichern ihre Daten in der Cloud. Das ist bereits ein Weg hin zur Digitalisierung im Büro. Wer daneben die schriftliche Korrespondenz soweit wie möglich auf E-Mails, Videokonferenzen und Telefonate umstellt, reduziert schon drastisch das Papiervorkommen.
Das Rechnungswesen, das Personalwesen und viele weitere Bereiche lassen sich effizient digitalisieren. Die Akten werden zunächst eingescannt und die Daten digitalisiert. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht dann die Einsicht, Bearbeitung, Teilung und Speicherung sämtlicher Daten und führt alles in einem zentralen Netzwerk zusammen. Dabei hilft das DMS-System d.3 als zukunftsfähige und allumfassende Lösung. Millionen von Daten in den verschiedensten Formaten lassen sich so problemlos verwalten.
Die Umsetzung in der Praxis
Das Unternehmen BKK mhplus (eine Betriebskrankenkasse mit Sitz in Ludwigsburg) macht es vor, wie der Umstieg zum papierarmen bis papierlosen Büro funktioniert und wie erfolgreich man damit sein kann. 2003 legte man durch die Zusammenarbeit des IT-Teams der PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH den Grundstein für die Digitalisierung und begann mit der durchdachten, schrittweisen Migration von 6,5 Millionen Altdaten in das DMS-System d.3.
Zum Ablegen von neuen Dokumenten im digitalen Archiv wurde ein ausgeklügelter Plan erstellt und eine zentrale Hauptbearbeitungsstelle im Betrieb eingerichtet. Die Dokumente werden gescannt, digital mit einer speziellen Karte signiert und vernichtet. Seit rund zehn Jahren verzichtet der Betrieb so weitgehend auf Papier.
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