Hallo Jeanette
ich habe mal einen Text aus dem SmartTools Word Newsletter beigefügt, der könnte dein Problem beschreiben.
Gruss
Lars
Formatierung geht beim Seriendruck verloren
Versionen: Word 2002/XP und 2003
FRAGE: Wenn ich einen Serienbrief auf Basis einer Excel-Tabelle erstelle, erscheinen im Word-Dokument nur die reinen Daten. Obwohl ich in Excel zum Beispiel das Währungsformat zugewiesen habe, sehe ich in Word nur den unformatierten Zahlenwert (aus "500,00 €" wird zum Beispiel "500"). Ähnliches gilt für Datumsangaben. Wissen Sie, wie ich die Formatierung aus der Datenquelle in den Word-Serienbrief übernehmen kann?
diverse Anfragen
ANTWORT: Der Seriendruck bereitet seit Word 2002 immer wieder Probleme, - vor allem im Hinblick auf Zahlenformatierungen. Anders als in den Vorgängerversionen erfolgt der Austausch zwischen Seriendokument und Datenquelle nun standardmäßig per OLE DB. Vorher nutzte Word das inzwischen veraltete DDE-Verfahren. Das hatte allerdings den Vorteil, dass beim Verbinden einer Excel-Datenquelle die ursprünglichen Formatierungen beibehalten wurden: Währungsangaben erschienen auch im Serienbrief als Währungsangaben.
Das ist bei OLE DB nicht mehr der Fall. Im Seriendokument erhalten Sie nur die reinen Zahlenwerte. Damit dennoch formatierte Daten angezeigt werden, müssen Sie die Seriendruck-Feldfunktionen um geeignete Formatierungsschalter erweitern.
Dazu erstellen Sie Ihr Seriendruck-Dokument zunächst wie gewohnt, indem Sie eine Verbindung zur Datenquelle (beispielsweise einer Excel-Tabelle oder einem benannten Bereich innerhalb einer Excel-Tabelle) herstellen und die gewünschten Seriendruckfelder einfügen.
Schalten Sie dann per Alt+F9 in die Feldansicht um. Anstelle eines Seriendruck-Platzhalters wie
"Preis"
sehen Sie dann einen Feldcode wie
{ MERGEFIELD Preis }
Diesen Code können Sie um einen Formatierungsschalter ergänzen. Um beispielsweise das Euro-Währungsformat anzuwenden, erweitern Sie den Feldcode folgendermaßen:
{ MERGEFIELD Preis \# "#.##0,00 €" }
Das "\#" leitet den Formatierungsschalter für Zahlenwerte ein. Die gewünschte Ausgabeformatierung schließen Sie danach in Anführungszeichen ein. Hier steht die Raute (#) für eine optionale Stelle vor dem Komma und die Null (0) für eine erzwungene Stellenangabe - mit einer Stelle vor und zwei Stellen nach dem Komma. Danach setzen Sie das Euro-Währungszeichen.
Nach dem gleichen Prinzip können Sie Datumsangaben formatieren. Als Formatierungsschalter müssen Sie dann jedoch das @-Zeichen verwenden. Ein Seriendruckfeld namens "Bestelldatum" ließe sich dann wie folgt formatieren:
{ MERGEFIELD Bestelldatum \@ "d.M.yyyy" }
Damit bleiben die Tages- und Monatsangaben einstellig und werden nicht mit einer führenden Null ausgegeben, falls die Werte kleiner als 10 sind. Beachten Sie bei Datumsformatierungen die englischen Kürzel: "d" für "Day" (Tag), ein großgeschriebenes (!) "M" für "Month" (Monat) und ein "y" für "Year" (Jahr).
Sobald Sie alle Seriendruckfelder mit den passenden Formatierungsschaltern versehen haben, schalten Sie mit Alt+F9 wieder zurück zur normalen Dokumentansicht. Anschließend können Sie die korrekte Ausgabeformatierung kontrollieren.
Lars.L
