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Löschdatum bei Dateien setzen

RW1 / 10 Antworten / Baumansicht Nickles

Hallo Leute,

ich suche eine Möglichkeit einer Datei (WORD, EXCEL, PDF) irgendwie ein Löschdatum zuzuordnen. Also eine Datei mit irgend einer Art von Kennzeichnung zu versehen, dass sie zu einem bestimmten Datum gelöscht werden kann (und man danach suchen kann), oder noch besser sich selbst zum Löschen vorschlägt oder sogar automatisch gelöscht wird.

Geht so etwas mit Windows Bordmitteln oder kennt jemand ein Programm das so etwas erledingen kann. Die Daten liegen übrigens aus Serverlaufwerken.

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mumpel1 RW1

„Löschdatum bei Dateien setzen“

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Hallo!

Mit Bordmitteln geht das nicht. Nur beim Speichern der Datei das Datum dem Dateinamen "anfügen".

Gruß, René

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Anne0709 RW1

„Löschdatum bei Dateien setzen“

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oder sogar automatisch gelöscht wird.
ein Programm das so etwas erledingen kann

Sieh Dir dazu mal den ERASER an https://eraser.heidi.ie/  (in Englisch) 
Dazu gibt es kurze Tipps z.B von CHIP. (von 2014)

Das ist eine Aufgabe, die genau geplant werden muss - denn auf dem Server gelöscht ist gelöscht. Es passiert dann ja nicht durch die Datei selber.
Wie und ob man vom ERASER Daten zum Löschdatum für eine Datei auslesen kann - weiß nicht.

Dann müsste auch dafür gesorgt werden, dass der ERASER zu dem Datum gestartet wird bzw. er muss standardmäßig auf dem Server bzw. mit Zugriff zum Löschen auf dem Server laufen.

Nicht alle Bugs sind Bugs, einige sind Features.
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mawe2 RW1

„Löschdatum bei Dateien setzen“

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ich suche eine Möglichkeit einer Datei (WORD, EXCEL, PDF) irgendwie ein Löschdatum zuzuordnen

Das geht bei den genannten Dateitypen sehr einfach (direkt mit Bordmitteln).

Du kannst entweder in der Anwendung selbst oder im Explorer die Dateieigenschaften der Datei bearbeiten und dort an geeigneter Stelle diese Information hinterlegen.

In Word / Excel geht das z.B. über "Datei" > "Eigenschaften". Wenn Du dort auf "Alle Eigenschaften anzeigen" klickst, siehst Du eine Liste von Feldern wie diese hier:

Dort habe ich mal im Feld "Thema" das Löschdatum hinterlegt (man kann aber auch andere Felder dafür nehmen).

Wenn die Datei gespeichert wird, wird diese Information mit gespeichert.

Wenn Du anschließend im Explorer dieses Feld mit einblendest, kannst Du direkt im Explorer diese Informationen sehen, die Liste danach sortieren oder nach diesen Informationen suchen.

Das geht sinngemäß mit anderen Anwendungen genau so (u.a. auch mit bestimmten PDF-Readern).

Diese Eigenschaften kann man aber auch direkt im Explorer bearbeiten.

Dazu rufst Du das Kontextmenü der betreffenden Datei auf und gehst dort auf "Details".

Bei (z.B.) Betreff kannst Du rechts einen Doppelklick machen und die Information dort eintragen. Dann mit "OK" bestätigen.

Dies hat auch noch den Vorteil, dass man mehreren Dateien den (selben) Wert gleichzeitig zuweisen kann, wenn man vorher mehrere Dateien gemeinsam auswählt.

Wenn man will, könnte man das Löschen noch über irgendwelche Scripte automatisieren. Ich weiß aber nicht, ob Du das auf einem Serverlaufwerk machen darfst.

Gruß, mawe2

PS: "Thema" (in Word) = "Betreff" (im Explorer)

Man sollte da ein bisschen experimentieren und das am besten geeignete Feld (das nicht schon für andere Informationen gebraucht wird) heraussuchen.

"When bankers get together for dinner, they discuss Art. When artists get together for dinner, they discuss Money" (Oscar Wilde)
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RW1 mawe2

„Das geht bei den genannten Dateitypen sehr einfach direkt mit Bordmitteln . Du kannst entweder in der Anwendung selbst ...“

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Ja, bei Word-Dateien geht das, bei jpg auch aber gerade bei PDFs nicht. :-(

@Anne0809: Den Eraser darf ich leider bei uns nicht nutzen.

@All: Wenn es ein Programm gibt darf das auch etwas kosten!

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mawe2 RW1

„Ja, bei Word-Dateien geht das, bei jpg auch aber gerade bei PDFs nicht. :- @Anne0809: Den Eraser darf ich leider bei uns ...“

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Ja, bei Word-Dateien geht das, bei jpg auch aber gerade bei PDFs nicht. :-(

Wie Du in meinem Screenshot siehst, geht es bei mir auch bei PDFs.

Ich habe das mit "PDF-XChange Viewer" eingetragen.

"When bankers get together for dinner, they discuss Art. When artists get together for dinner, they discuss Money" (Oscar Wilde)
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Borlander RW1

„Löschdatum bei Dateien setzen“

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Auf NTFS könnte man mit AlternativeDataStreams die Information unabhängig vom Dateityp abbilden. Ob das auch über SMB funktioniert (sofern das erforderlich ist) weiß ich allerdings nicht.

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RW1 Borlander

„Auf NTFS könnte man mit AlternativeDataStreams die Information unabhängig vom Dateityp abbilden. Ob das auch über SMB ...“

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Das ist ein interessanter Ansatz. Nur glaube ich nicht, dass das für mehrere sehr unbedarfte Nutzer eine Vorgehensweise für den ntäglichen Einsatz ist und auch auf mehrere Hundert Dateien mit unterschidlichen Löschfristen angewendet werden kann.

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Borlander RW1

„Das ist ein interessanter Ansatz. Nur glaube ich nicht, dass das für mehrere sehr unbedarfte Nutzer eine Vorgehensweise ...“

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Ich denke man müsste das Problem wohl sowieso noch mal etwas genauer betrachten, insbesondere auch welche Workflows dahinter stehen bzw. was die zu Grunde liegende Motivation zum Löschen ist.

Falls z.B. SharePoint im Einsatz ist gibt es da schon Ansätze die in die Richtung gehen und teilweise sogar Enduser-tauglich sind. Siehe z.B.

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RW1 Borlander

„Ich denke man müsste das Problem wohl sowieso noch mal etwas genauer betrachten, insbesondere auch welche Workflows ...“

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nsbesondere auch welche Workflows dahinter stehen bzw. was die zu Grunde liegende Motivation zum Löschen ist.

Die DSGVO!

Wir halten als Betriebsräte, vom Arbeitgeber unabhängige, Daten vor. Sehr häufig sind da personenbezogene Daten und sogar sehr sensible Daten mit dabei. Um die DSGVO konform zu verwalten braucht es eine Verarbeitungsübersicht und natürlich auch ein Zugriffskonzept und auch ein Löschkonzept. Und genau das Löschkonzept bereitet uns große Probleme.


Wenn wir z.B. eine Schriftstück klassifizieren, dass es nach 12 Monaten gelöscht werden soll, dann muss ich genau dieses Schriftstück ja auch nach 12 Monaten wieder finden können um es zu löschen. Bei einem Aufkommen von mehreren Tausend Schriftstücken mit unterschiedlichen Löschfristen, gestaltet sich das Suchen und Finden sehr schwierig.

In Sharepoint darf ich keine Daten der höchsten Schutzklasse speichern, weil das nicht sicher genug ist. Außerdem gestaltet sich die Rechteverwaltung in Sharpoint bei einem großen Gremium mit vielen Nachrückern als absolut untauglich für die tägliche Arbeit.

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Borlander RW1

„Die DSGVO! Wir halten als Betriebsräte, vom Arbeitgeber unabhängige, Daten vor. Sehr häufig sind da personenbezogene ...“

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Dann würde ich mal über ein DMS (Dokumenetenmanagementsystem) nachdenken. Z.B. Alfresco (kostenfrei oder auch kommerziell verfügbar, je nach Bedarf). Die Anforderung nach automatisierter Löschung ist nämlich nicht soooo exotisch ;-)

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