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Outlook - Signaturdateien

Sovebämse / 8 Antworten / Baumansicht Nickles

Hallo

Ich habe gesehen, dass Outlook pro Signatur einen Ordner anlegt mit irgendwelchen Hilfsdateien plus 3 Mal die Vorlage in unterschiedichen Formaten (rtf, txt, htm).

Testweise habe ich alles mal gelöscht und nur eine einzige Vorlagedatei im htm-Format von Hand reinkopiert. Die Signatur funktioniert auch so. Weiss jemand, wozu die anderen Dateien genau da sind? Oder ist das nur dann wichtig, wenn man noch bestimmte Komponenten in der Signatur verwendet wie z. B. Bilder? Das würde jedoch die txt und rtf-Dateien auch nicht wirklich erklären.

Gruss und Dank
Thomas

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mawe2 Sovebämse „Outlook - Signaturdateien“
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Ja, die Signaturen liegen in den drei "gängigen" Outlook-Mail-Formaten (TXT, RTF, HTML) vor, wobei nur das HTML-Format noch zusätzlich die Unterordner verwendet.

Und ja, in den Unterordnern werden u.a. Bilder und XML-Dateien gespeichert, die für die Einbindung der Signatur in eine HTML-Mail benötigt werden.

Bei RTF sind die Bilder direkt in die RTF-Datei eingebettet, bei TXT gibt's gar keine Bilder.

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Sovebämse mawe2 „Ja, die Signaturen liegen in den drei gängigen Outlook-Mail-Formaten TXT, RTF, HTML vor, wobei nur das HTML-Format noch ...“
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Okay und was ist der Zweck von diesen 3 Varianten der Signatur? Also, wo werden diese jeweils verwendet und welche Auswirkung hat es, wenn ich nur die HTML-Datei ohne den Unterordner verwende? Es schien nämlich im Outlook so zu klappen.

Eigentlich ist es egal, ich kann auch alle Dateien verwenden, aber ich möchte die Signatur mit einem Programm anpassen (nur den Text) und dann auf neuen Laptops in diesen Ordner legen, damit sie gleich verfügbar sind. Natürlich wäre es einfacher, wenn ich nicht alle 3 Dateien erstellen und noch die Dateien im Ordner mitkopieren muss. Wenn es sinnvoll ist, dass die da alle da sind, mache ich es natürlich. Es könnte auch sein, dass Mitarbeiter die Signatur anpassen. Ob dann automatisch die fehlenden Dateien, die zur korrekten Darstellugn nötig sind, noch nacherstellt werden, weiss ich auch nicht.

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mawe2 Sovebämse „Okay und was ist der Zweck von diesen 3 Varianten der Signatur? Also, wo werden diese jeweils verwendet und welche ...“
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Beim Schreiben einer E-Mail kann der Outlook-Benutzer zwischen drei Mailformaten wählen:

"HTML", "Nur Text" und "Rich-Text"

Bei anderen E-Mail-Programmen gibt es meist nur "HTML" und "Nur Text", bei Outlook kommt (sozusagen als "Altlast") noch "Rich-Text" dazu.

Eines dieser Formate (im obigen Beispiel "Nur Text") wird in den E-Mail-Optionen als Standard festgelegt.

Legt ein Benutzer eine neue Signatur an, werden automatisch Dateien für alle drei Formate im Ordner %APPDATA%\Microsoft\Signatures angelegt.

Entfernst Du (z.B.) im o.g. Ordner die RTF-Datei, steht dem Benutzer keine Signatur zur Verfügung, wenn er sich für das Schreiben der E-Mail im Rich-Text-Format entscheidet.

Stellst Du automatisiert nur die Signatur für das HTML-Format bereit, steht dem Benutzer nur bei der Wahl des HTML-Formats diese Signatur zur Verfügung.

Wenn er nun aber diese Signatur bearbeitet, werden beim Beenden der Bearbeitung wieder die Dateien für alle 3 Formate erstellt und der Benutzer kann anschließend die Signatur auch bei "Nur Text" oder "Rich-Text" verwenden, obwohl Du ihm ursprünglich nur die Dateien für "HTML" zur Verfügung gestellt hattest.

Gruß, mawe2

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Sovebämse mawe2 „Beim Schreiben einer E-Mail kann der Outlook-Benutzer zwischen drei Mailformaten wählen: HTML , Nur Text und Rich-Text Bei ...“
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Hallo Mawe

Dann sag ich mal, besten Dank für die ausführliche Erläuterung. Dann würde es theoretisch tatsächlich reichen, nur eine Datei automatisiert hochzuladen. Gut.

Noch eine Frage, vielleicht kannst du die beantworten: Wenn der Rechner neu installiert ist mit frischem Office und sich der Benutzer noch nie im Outlook angemeldet hat mit seiner Mailadresse (die übrigens ein Office 365 Konto ist), besteht dann dieser Signatur-Ordner bereits und ich kann die Signatur schon vor dem ersten Outlook-Start dort hineinkopieren?

Grüsse und besten Dank
Thomas

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mawe2 Sovebämse „Hallo Mawe Dann sag ich mal, besten Dank für die ausführliche Erläuterung. Dann würde es theoretisch tatsächlich ...“
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Wenn der Rechner neu installiert ist mit frischem Office und sich der Benutzer noch nie im Outlook angemeldet hat mit seiner Mailadresse (die übrigens ein Office 365 Konto ist), besteht dann dieser Signatur-Ordner bereits und ich kann die Signatur schon vor dem ersten Outlook-Start dort hineinkopieren?

Zum Office 365 kann ich leider nichts sagen, da ich das bisher noch nicht genutzt habe.

Ich habe aber hier einen Rechner mit einem frisch installierten Office 2019, bei dem bisher noch kein Outlook genutzt wurde. Da ist der betreffende Ordner noch nicht angelegt.

Ich gehe also mal davon aus, dass dieser Ordner erst bei der Erstellung der ersten Signatur angelegt wird.

%APPDATA% bezieht sich auf das Benutzerprofil des angemeldeten Windows-Benutzers!

Bedenke aber bitte, dass eine Signatur im Outlook auch dem betreffenden E-Mail-Konto zugeordnet werden muss. Ein (Windows-)Benutzer kann ja durchaus mehrere E-Mail-Konten in Outlook besitzen, dann müssen evtl. verschiedene Signaturen verschiedenen Konten zugeordnet werden.

Beim Anlegen einer Signatur arbeitet man in Outlook ja in diesem Fenster:

Und dort wird das E-Mail-Konto definiert, bei dem die angelegte Signatur genutzt werden soll. (Außerdem wird festgelegt, welche Signatur für neue Nachrichten und welche für Antworten/Weiterleitungen genutzt wird.)

Wenn Du diese Zuordnung automatisiert anlegen willst, musst Du einen Schlüssel in die Registry schreiben. Und zwar bei dem (Outlook-)Konto, bei dem der Benutzer diese Signatur verwenden soll. Das geht natürlich erst, wenn dieses Konto bereits existiert.

Von daher kann ich mir erstmal nicht vorstellen, wie man das machen soll, wenn das Outlook-E-Mail-Konto bisher noch gar nicht angelegt ist.

Gruß, mawe2

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Sovebämse mawe2 „Zum Office 365 kann ich leider nichts sagen, da ich das bisher noch nicht genutzt habe. Ich habe aber hier einen Rechner ...“
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Hm, ja du hast recht, das könnte wirklich noch ein Problem sein. Dann müsste ich Outlook zuerst starten und dann wieder schliessen. Das Benutzerkonto bzw. die Mailadresse wird automatisch erkannt und der angemeldeten Person zugeordnet sozusagen, wenn man Outlook das erste Mal startet. Wobei ich sagen muss, dass ich das nur beim 2016 sagen kann, weil wir erst neu mit dem neusten Office arbeiten. Aber gut zu wissen, dass es da noch weitere Hürden geben könnte.

Den Registry-Eintrag kann ich schon setzen, das läuft über einen "Standard"-Key im Current_User. Aber dieser wird, wie du sagst, vermutlich erst erstellt, wenn man sich das erste Mal bei Outlook anmeldet.

Gruss
Thomas

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Sovebämse mawe2 „Zum Office 365 kann ich leider nichts sagen, da ich das bisher noch nicht genutzt habe. Ich habe aber hier einen Rechner ...“
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Ich habe es jetz probiert. Den Signatures-Ordner kann ich vorher erstellen und die Signatur wird erkannt. Aber in der Registry wird der ganze Schlüssel neu generiert beim ersten Start, selbst wenn ich ihn vorher erstelle. Damit wird die Einstellung, die Signaturvorlage einzuschalten, beim ersten Start wieder gekillt.

Gibt es eine Möglichkeit, Outlook in einer Art "Silent-Start-Routine" mit den Daten des angemeldeten Benutzers einmal durchlaufenzulassen, damit die Registry-Einträge erstellt werden, bevor ich diese Konfiguration vornehme? Bei uns erscheint sowieso schon automatisch der richtige Benutzer, wenn man Outlook das erste Mal startet. Ich bräuchte nur eine Automatik, bei welcher man nicht noch bestätigen muss, dass man ein neues Konto erstellen will und auf "Weiter" und "Fertig stellen" klicken muss.

Gibt es so eine Möglichkeit?

Ach ja und noch was: Was könnte ich machen, damit ich zum Testen meiner Lösungen wieder ein "noch nie gestartetes Outlook" habe?

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Sovebämse Nachtrag zu: „Ich habe es jetz probiert. Den Signatures-Ordner kann ich vorher erstellen und die Signatur wird erkannt. Aber in der ...“
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EDIT:

Also anscheinend reicht ein kleiner Eintrag in der Registry, damit es läuft. Mit dem so genannte ZeroConfigExchangeOnce Eintrag. Sobald der erste Start durch ist, schliesse ich das Outlook-Fenster und füge meinen Registry-Eintrag für die Signatur per Programm ein.

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