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Olaf19 „.xlsb-Alternative für LibreOffice?“

17.06.2020, 20:47 Optionen

Hallo!

Nein, gibt es nicht.

Gruß, René

Olaf19 „.xlsb-Alternative für LibreOffice?“

17.06.2020, 20:53 Optionen

Vor Jahren einmal in der Firma erlebt: ca. 90 MB (Mega!Byte) große Exceldatei mit Speichern unter als .xlsb gesichert, danach nur noch ca. 50 MB groß – dann wieder als .xlsx gesichert, ca. 52 MB groß, damit über 40% kleiner als das Original.

Das ist ja merkwürdig!

Ich kenne es auch zwar so, dass XLSB u.U. den Inhalt in einer kleineren Datei speichert als XLSX.

Aber wenn man anschließend wieder von XLSB zu XLSX zurückkonvertiert, hat man auch wieder die ursprüngliche Größe.

Wie kommt es, dass bei Dir die ursprüngliche Größe beim Zürückkonvertieren nicht wieder eingenommen wird?

Das wäre ja dann quasi eine verlustbehaftete Kompression, bei der irgendwas aus der ersten XLSX-Datei verschwindet, was dann später auch nicht mehr wiederkommt!

mawe2 „Das ist ja merkwürdig! Ich kenne es auch zwar so, dass XLSB u.U. den Inhalt in einer kleineren Datei speichert als XLSX. ...“

17.06.2020, 21:36 Optionen

Wie kommt es, dass bei Dir die ursprüngliche Größe beim Zürückkonvertieren nicht wieder eingenommen wird?

Das ist eben das, was ich in meinem Ausgangspost als "heiße Luft" bezeichnet habe :)

Das wäre ja quasi eine verlustbehaftete Kompression, bei der irgendwas aus der ersten XLSX-Datei verschwindet, was dann später auch nicht mehr wiederkommt!

Das würde ich nicht so sehen – was da verschwindet, ist schlichtweg "Datenmüll". Das ist etwa so als wenn man in Supermarkt überflüssige Umverpackungen gleich vor Ort im Altpappe-Container versenkt.

Das Extremste, was ich in der Hinsicht je erlebt habe, war eine Excel-Datei mit ein paar lausigen kB an Daten, die aus heiterem Himmel plötzlich 27 MB groß war. Das ist über 10 Jahre her, ich habe damals nicht herausbekommen, woran das gelegen hat.

Was ich gemacht hatte: neue Datei geöffnet, alle Daten und Formeln herüberkopiert – also keine ganzen Tabellenblätter! – als neue Datei gespeichert, und schon war der Spuk vorbei. 100 kB oder so...

Was bei einer anderen, ähnlichen Gelegenheit geholfen hat: alles markieren von der ersten unbenutzten Zeile bis Zeile 1.048.576 und dann löschen, das gleiche mit den Spalten, dann speichern.

Aber das alles kann man sich sparen, wenn man als .xlsb speichert, deswegen ist es sehr schade, dass es dieses Format nicht auch für LibreOffice gibt. Wobei meine Erfahrung mit LO ist, dass die Dateien sich dort nicht so künstlich aufblähen, wie es mitunter mit Excel passiert.

CU
Olaf

Olaf19 „Das ist eben das, was ich in meinem Ausgangspost als heiße Luft bezeichnet habe : Das würde ich nicht so sehen was da ...“

17.06.2020, 21:56 Optionen

Das Extremste, was ich in der Hinsicht je erlebt habe, war eine Excel-Datei mit ein paar lausigen kB an Daten, die aus heiterem Himmel plötzlich 27 MB groß war.

Sowas habe ich noch nie erlebt. Und ich nutze sehr oft Excel in ganz unterschiedlichen Szenarien.

Jedenfalls ist es in allen Beispieldateien, die ich mal durchprobiert habe so, dass von XLSX nach XLSB die Dateigröße kleiner wird und nach dem umgekehrten Vorgang (XLSB > XLSX) wieder exakt die selbe Größe wie zu Beginn wieder entsteht.

Was bei einer anderen, ähnlichen Gelegenheit geholfen hat: alles markieren von der ersten unbenutzten Zeile bis Zeile 1.048.576 und dann löschen, das gleiche mit den Spalten, dann speichern.

Irgendwas passiert bei Deinen XLSX-Dateien was dort eigentlich nicht passieren sollte...

Nur was?

Sind evtl. Grafiken oder andere OLE-Objekte im Spiel?

mawe2 „Sowas habe ich noch nie erlebt. Und ich nutze sehr oft Excel in ganz unterschiedlichen Szenarien. Jedenfalls ist es in ...“

17.06.2020, 22:06 Optionen

Sind evtl. Grafiken oder andere OLE-Objekte im Spiel?

Nein, definitiv nicht.

Ich nenne das "die analoge Komponente" in der digitalen Welt. Wenn du 3x genau die gleiche Excel-Datei erstellst, z.B. Ausgabe der Zahlen von 1 bis 1000, plus ein paar weitere Spalten mit irgendwelchen Transformationen davon, z.B. mit 3 multiplizieren, 8 addieren, durch 5 teilen o.ä. und nacheinander alle 3 Dateien abspeicherst, garantiere ich dir – alle 3 Dateien sind verschieden groß! Die Dateien haben im Leben nicht die exakt gleiche Anzahl Bytes, und das ohne ersichtlichen Grund.

Wenn man eine Datei über einen längeren Zeitraum bearbeitet, immer wieder Tabellenblätter hinzufügt und wieder löscht, Formeln einfügt und wieder in Zahlen umwandelt etc. pp., dann sammelt sich im Hintergrund unweigerlich "Datenmüll" an. Das ist so ein bisschen wie mit der Fragmentierung einer Festplatte. Da ist auch mehr Speicher belegt als eigentlich nötig.

Wenn du die "nackte Substanz" der Datei in eine neue "unverbrauchte" Datei einkopierst, wird diese immer etwas kleiner sein als das Original.

Das ist übrigens in LibreOffice genau so, wenn auch nicht so extrem wie das Beispiel, das ich ca. 2009 in der damaligen Excel 2002-Version in der Firma erlebt hatte.

CU
Olaf

Borlander

Olaf19 „Nein, definitiv nicht. Ich nenne das die analoge Komponente in der digitalen Welt. Wenn du 3x genau die gleiche ...“

17.06.2020, 23:30 Optionen

Wenn du 3x genau die gleiche Excel-Datei erstellst, z.B. Ausgabe der Zahlen von 1 bis 1000, plus ein paar weitere Spalten mit irgendwelchen Transformationen davon, z.B. mit 3 multiplizieren, 8 addieren, durch 5 teilen o.ä. und nacheinander alle 3 Dateien abspeicherst, garantiere ich dir – alle 3 Dateien sind verschieden groß! Die Dateien haben im Leben nicht die exakt gleiche Anzahl Bytes, und das ohne ersichtlichen Grund.

Die modernen MSO-Formate sind Zip-Archive. Da kann sich alleine durch unterschiedliche Metadaten (wie der Erstellungsdatum) eine (leicht) unterschiedliche Kompressionsrate und Endgröße ergeben.

Olaf19 „Das ist eben das, was ich in meinem Ausgangspost als heiße Luft bezeichnet habe : Das würde ich nicht so sehen was da ...“

17.06.2020, 22:10 Optionen

Das ist eben das, was ich in meinem Ausgangspost als "heiße Luft" bezeichnet habe

Diese "Heiße Luft" entsteht durch Speichern von Aktionen. Zumindest im alten XLS-Format hat Excel Benutzeraktionen unsichtbar in Zellen "gespeichert", vor allem Makro-Aktionen. Da genügte es, alle leeren Zeilen und Spalten zu löschen. In den aktuellen Versionen (XLSM, XLSX) funktioniert das wohl nicht mehr, da bei XML anders gespeichert wird. Bei XLSX/M werden die Daten/Tabellen als XML-Parts gespeichert. Bei XLSB werden die Tabellen als Binärdateien gespeichert, die technisch bedingt deutlich kleiner sind.

mumpel1 „Diese Heiße Luft entsteht durch Speichern von Aktionen. Zumindest im alten XLS-Format hat Excel Benutzeraktionen ...“

17.06.2020, 22:13 Optionen

Zumindest im alten XLS-Format hat Excel Benutzeraktionen unsichtbar in Zellen "gespeichert"

Was sind denn das für "Aktionen" gewesen, die unsichtbar gespeichert wurden?

mawe2 „Was sind denn das für Aktionen gewesen, die unsichtbar gespeichert wurden?“

17.06.2020, 22:18 Optionen

Was wirklich gespeichert wurde weiss nur Microsoft. Das kann alles Mögliche gewesen sein (Datum und Uhrzeit der Makroausführung, die Werte der Variablen etc. pp.).

mumpel1 „Was wirklich gespeichert wurde weiss nur Microsoft. Das kann alles Mögliche gewesen sein Datum und Uhrzeit der ...“

17.06.2020, 22:21 Optionen

Aber nun geht es bei Olaf ja nicht um XLS-Dateien sondern schon um XLSX.

Da ist ja das Thema "Makro" erstmal nicht relevant.

Was soll sonst für den von ihm beobachteten "Datenmüll" verantwortlich sein?

Und warum sind drei Dateien, in denen exakt das selbe passiert, trotzdem nicht exakt gleich groß?

mawe2 „Aber nun geht es bei Olaf ja nicht um XLS-Dateien sondern schon um XLSX. Da ist ja das Thema Makro erstmal nicht relevant. ...“

17.06.2020, 22:36 Optionen

Und warum sind drei Dateien, in denen exakt das selbe passiert, trotzdem nicht exakt gleich groß?

Das ist dem Dateiformat geschuldet. Jedes Dateiformat speichert die Daten anders, woraus sich auch unterschiedliche Komprimierungsgrößen ergeben. Zudem speichern XLSX und XLSB unterschiedliche Informationen in den XML-Parts innerhalb des Dateikontainers. Und Excel entfernt auch einiges selber beim Speichern einer XLSX/M als XLSB. Im Übrigen ist auch XLS eine gepackte Datei, entpackt man eine XLS (z.B. mit 7-zip) sieht man, dass die Daten größer sind.

mawe2 „Aber nun geht es bei Olaf ja nicht um XLS-Dateien sondern schon um XLSX. Da ist ja das Thema Makro erstmal nicht relevant. ...“

17.06.2020, 22:37 Optionen

Aber nun geht es bei Olaf ja nicht um XLS-Dateien sondern schon um XLSX.

Wie gesagt, bei LibreOffice = .ods-Dateien ist es auch nicht anders. Bei .xlsx ist es nicht mehr so krass wie früher bei .xls "mit ohne" x vorneweg, trotzdem habe ich bei sämtlichen Tabellenkalkulationsformaten den ganz bestimmten Eindruck, dass immer unnötiges Zeug mitgespeichert wird. "Speichern von Aktionen" kommt dem schon sehr nahe.

CU
Olaf

Olaf19 „Wie gesagt, bei LibreOffice .ods-Dateien ist es auch nicht anders. Bei .xlsx ist es nicht mehr so krass wie früher bei ...“

17.06.2020, 22:53 Optionen

dass immer unnötiges Zeug mitgespeichert wird

Das ist nicht nur ein Eindruck. Es ist Tatsache, dass immer "Ballast" mitgespeichert wird. Daher gibt es diverse Tipps wie man Exceldateien verkleinern kann, je nach Format funktioniert das auch ganz gut oder weniger gut. Bei XLS/XLSM z.B. hilft es, wie bereits erwähnt, leere Zeilen und Spalten zu löschen, und wenn das nicht funktioniert, weil VBA-Code vorhanden ist, kann man auch temporär alle Module entfernen (natürlich vorher exportieren) und nach erneutem Öffnen wieder importieren. Der Umweg über Speichern als XLSB und wieder zurück ist m.E. keine Option/Dauerlösung. Ich speichere generell als XLSB, auch wenn das bei RibbonX-Programmierung etwas umständlicher ist (der CustomUI-Editor kann offiziell keine XLSB-Dateien verarbeiten, da braucht es einen Trick um die Dateien im Öffnen-Dialog doch anzuzeigen und die Datei zu öffnen).

mumpel1 „Das ist nicht nur ein Eindruck. Es ist Tatsache, dass immer Ballast mitgespeichert wird. Daher gibt es diverse Tipps wie ...“

18.06.2020, 06:21 Optionen

Der Umweg über Speichern als XLSB und wieder zurück ist m.E. keine Option/Dauerlösung.

Geht aber völlig unkompliziert, außerdem muss man das ja nicht jeden Tag machen, sondern nur bei Bedarf, wenn man also den Eindruck hat, dass eine bestimmte Datei sich über Gebühr "aufgeplustert" hat.

Generell als xlsb zu speichern, wäre natürlich auch eine Überlegung wert. Nur bietet Excel per Default immer xlsx an, da muss man also jedes Mal seine menschliche Trägheit überwinden :-)

CU
Olaf

Olaf19 „Geht aber völlig unkompliziert, außerdem muss man das ja nicht jeden Tag machen, sondern nur bei Bedarf, wenn man also ...“

18.06.2020, 10:01 Optionen

Nur bietet Excel per Default immer xlsx an,

Das kann man ändern. Datei=>Optionen=>Speichern=>Dateien in diesem Format speichern, dort kann man das Standard-Speicherformat einstellen.

Olaf19 „Wie gesagt, bei LibreOffice .ods-Dateien ist es auch nicht anders. Bei .xlsx ist es nicht mehr so krass wie früher bei ...“

17.06.2020, 23:02 Optionen

Im Übrigen muss Excel bestimmte Aktionen, wie z.B. Wiederherstellen und Rückgäng, irgendwo speichern. Und das macht Excel m.W. direkt in der Datei, nur "merkt" sich Excel diese Aktionen auch wenn sie nach dem erneuten Öffnen der Datei nicht mehr zur Verfügung stehen.

Borlander

mumpel1 „Im Übrigen muss Excel bestimmte Aktionen, wie z.B. Wiederherstellen und Rückgäng, irgendwo speichern. Und das macht ...“

17.06.2020, 23:35 Optionen

Im Übrigen muss Excel bestimmte Aktionen, wie z.B. Wiederherstellen und Rückgäng, irgendwo speichern. Und das macht Excel m.W. direkt in der Datei,

Das würde allerdings nicht dazu passen, dass Excel das Rückgängig-Machen von Aktionen nur global verwaltet und nicht individuell für jede Arbeitsmappe. Das ist wahrscheinlich das Verhalten von Excel, dass mich mit Abstand am meisten stört…

Borlander

Olaf19 „.xlsb-Alternative für LibreOffice?“

17.06.2020, 23:39 Optionen

Ggf. Einfluss auf die Dateigröße kann auch die Schnellspeichern-Funktion von MSO haben. Ist heute AFAIK normalerweise aktiv. Dabei werden nur Änderugen ans Ende angefügt. Das ist wesentlich schneller als die Datei jedes mal komplett neu zu schreiben. Auch durch Speichern in einer neuen Dateien kannst Du ggf. die Dateigröße deutlich reduzieren. Besonders auffällig wird das teilweise bei MSO-Dokumenten die auf Sharepoint bearbeitet wurden.

Borlander „Ggf. Einfluss auf die Dateigröße kann auch die Schnellspeichern-Funktion von MSO haben. Ist heute AFAIK normalerweise ...“

18.06.2020, 06:15 Optionen

durch Speichern in einer neuen Dateien kannst Du ggf. die Dateigröße deutlich reduzieren.

Stimmt, das wäre natürlich auch eine ganz gute Möglichkeit – statt Speichern unter .xlsb einfach unter anderem Namen als .xlsx.

THX
Olaf

Olaf19 „Stimmt, das wäre natürlich auch eine ganz gute Möglichkeit statt Speichern unter .xlsb einfach unter anderem Namen als ...“

18.06.2020, 08:52 Optionen

Ich habe das jetzt nochmal getestet und kann tatsächlich in Einzelfällen eine Reduzierung der ursprünglichen Dateigröße einer XLSX-Datei feststellen, wenn ich sie unter einem anderen Namen speichere. (Das war mir neu, das hatte ich vorher noch nie beobachtet, hatte aber auch noch nie darauf geachtet.)

Allerdings beträgt die Reduzierung im Höchstfall 2 %, in den meisten Fällen lag sie deutlich darunter und in vielen Fällen war auch gar keine Reduzierung zu verzeichnen. (Ich habe dafür bewusst Dateien genommen, die ein längeres "Vorleben" haben und Jahr für Jahr aktualisiert und verändert wurden.)

Oftmals nutze ich die Arbeitsweise, dass ich eine Datei erst (im Explorer) kopiere und anschließend mache ich die nötigen Änderungen / Aktualisierungen dann in der Kopie. Mit den jetzt gemachten Erfahrungen wäre es also besser, diese Kopie nicht im Explorer sondern per "Speichern unter..." in Excel zu erstellen. Das werde ich - zumindest bei sehr großen Dateien - in Zukunft mal berücksichtigen.

Es stellt sich mir aber weiterhin die Frage, welche Vorgänge in der Historie einer Excel-Datei stattgefunden haben müssen, wenn beim erneuten Speichern (entweder über XLSB oder direkt als XLSX) eine Reduzierung von 40 % stattfindet.

Gruß, mawe2