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Der Weg zum papierlosen Büro führt über das Dokumentenmanagement. Ein in die innerbetriebliche Organisation eingebettetes Dokumentenmanagement leistet wertvolle Unterstützung bei der Kategorisierung, Bearbeitung und Aufbewahrung von Dokumenten.

Aktuell werden wichtige Dokumente nach wie vor ausgedruckt, sagt Druckerexperte printer4you.com. Auch wenn viele Unternehmen sich das papierlose Büro zum Ziel gesetzt haben, ist der Weg dahin noch weit. Wir haben die Trends im Dokumentenmanagement 2019 für Sie zusammengefasst.

Was versteht man unter Dokumentenmanagement?

Der Begriff umfasst die softwareunterstützte Verwaltung elektronisch erstellter Dokumente sowie digitalisierter, ehemals papiergebundener Schriftstücke. Dabei beinhaltet das Dokumentenmanagement vielfältige Aufgabenbereiche. Von der Kategorisierung von Dokumenten über die Bearbeitung und revisionssichere Archivierung von Geschäftsunterlagen bis zur Optimierung von Ablage- und Zugriffstrukturen. Im Zuge der allgemein fortschreitenden Digitalisierung sind datenbankgestützte Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) derzeit auf dem Vormarsch. Sie helfen dabei, das Einscannen, Auffinden, Bearbeiten und Aufbewahren von Dokumenten zu erleichtern sowie den Umgang mit Schriftstücken aller Art besser zu organisieren.

 Ein fundiertes Dokumentenmanagement-System darf in keinem Unternehmen fehlen und sorgt dafür, dass Probleme mit USB-Sticks und externen Speichermedien bald der Vergangenheit angehören. Vom Dokumentenmanagement-System ist das sogenannte Enterprise-Content-Management System (ECM) abzugrenzen. Auf den ersten Blick ähnlich wie ein DMS strukturiert, steht bei einem ECM jedoch nicht der gesamte operative Dokumenten-Zyklus, sondern lediglich die unternehmensweite Dokumentenverwaltung aus organisatorischer Sicht im Mittelpunkt. 

Diese Trends sind 2019 im Dokumentenmanagement zu erwarten

Hier ein kurzer Überblick über jene Trends, welche uns 2019 im Dokumentenmanagement erwarten.

Mobiles Arbeiten durch flexible Endgeräte

Standortunabhängig beruflich tätig zu sein, gewinnt zunehmend an Bedeutung, zudem arbeiten Anwender in Unternehmen aufgrund zahlreicher "BYOD"-Initiativen (BYOD, engl.: bring your own device, - verwende dein eigenes Gerät) mit oft unterschiedlichen mobilen Endgeräten. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, dass zeitgemäße ECM/DMS-Lösungen plattformunabhängig zur Verfügung stehen und praktisch auf jeder Hardware bzw. jedem Mobilgerät laufen. Typischerweise sind derartige Client-Anwendungen modular aufgebaut, in HTML5 und JavaScript erstellt und passen sich im Wege eines responsiven Designs den jeweiligen Endstufengeräten flexibel an.

Integration und Homogenität durch flexible Schnittstellen

Anbieter von Content Service- bzw. DMS/ECM-Plattformen werden sich hinsichtlich deren Kompatibilität mit Cloud- oder On-Premise-Softwareanwendungen in Zukunft stetig steigenden Anforderungen gegenübersehen. Gefragt sind dabei praxisbewährte, fehlertolerante und nicht system- oder programmiersprachengebundene Schnittstellen, welche hinsichtlich ihrer technischen Spezifikationen für eine Kommunikation mit ECM/DMS-Lösungen geeignet sind.

Moderne Clientanwendungen im Content Service Bereich sollten daher über eine Anzahl an API-Calls und offener Interfaces verfügen, welche diese Anforderungen erfüllen. Denn solcherart standardisierte Schnittstellen sorgen nicht nur für eine reibungslose Integration von ECM/DMS-Lösungen in unterschiedliche IT-Environments, sie bieten auch eine hohe Sicherheit für diesbezüglich getätigte Investitionen.

Micro-Dienste

Micro-Dienste (auch Microservices genannt) besitzen aufgrund ihrer Flexibilität, Stabilität sowie ihres modular erweiterbaren Aufbaus für die Entwicklung hoch skalierbarer und leistungsstarker ECM-Applikationen und DMS-Datenbanken großes Potential. Ihre Softwarearchitektur ermöglicht die Erstellung komplexer Anwendungsprogramme mittels eigenständiger, meist agiler Entwicklungsprozesse, welche untereinander über für alle Programmcodes offene Software-Schnittstellen kommunizieren.

Microservices werden den Anforderungen moderner Cloud-Anwendungen gerecht und ermöglichen gleichzeitig einen unkomplizierten Umstieg auf derartige Technologien. Software-Teams können unabhängig voneinander arbeiten, da Micro-Dienste aufgrund ihres geringen Umfangs und ihrer Übersichtlichkeit getrennt voneinander weiterentwickelt werden können. Dies ermöglicht eine hohe Skalierbarkeit agiler SW-Entwicklungsprozesse bei minimalem Organisations-, Kosten- und Kommunikationsaufwand.

Compliance des Dokumentenmanagements mit der Europäischen Datenschutzgrundverordnung

An der Tatsache, dass bei sämtlichen Tätigkeiten im Rahmen einer Offline- oder Online-Dokumentenverwaltung deren Übereinstimmung (Compliance) mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) stets höchste Priorität hat, wird sich auch 2019 nichts ändern. Daher besteht eine der Hauptanforderungen an Content-Service Dienstleister sowie ECM- und DMS-Systeme darin, Unternehmen bei der Einhaltung der DSGVO-Vorgaben bestmöglich zu unterstützen.

So sind seitens der Anbieter von Dokumentenverwaltungssystemen applikationsseitig Strukturen zu schaffen, die eine rasche und einfache Bearbeitung von Berichtigungen, Löschungen (Recht des Nutzers auf "Vergessenwerden") sowie auskunftsrechtlichen Belangen ermöglichen. Um bei derartigen Vorhaben strikte DSGVO-Konformität zu wahren, bedarf es neben der entsprechenden Software stets einer adäquaten Konfiguration sowie einer umfassenden Verfahrensdokumentation.