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Outlook-Terminkalender mit Excel-Tabelle verknüpfen?

gdh / 18 Antworten / Baumansicht Nickles

Hallo Leute,

habe eine Excel Tabelle. Dort steht drin dass Emil am Montag um 10:15 Uhr zum Sport muss.
Bsp:

Name    Geb          |Montag|Monta g|Dienstag|Dienstag   |Mittwoch |Mittwoch| usw
Emil    01.01.1990|10:15    |Sport    |        /      |         /       |08:00       | Malen   |
Gabi    02.02.1991|      /      |     /       |08:30     |Eurythmie |12:15       |Musik    |
usw.
Das klappt wenn ich die Tabelle ausdrucke und ablese. Mein Chef freute sich und fragte ob ich das nicht auch für einen Rechner automatisieren kann. Kann ich nicht! Aber eventuell könnt ihr mir helfen?

Nun möchte ich diese Tabelle irgendwie mit Outlook verknüpfen (oder neu erstellen), damit (der Rechner läuft immer) ca. 10 Minuten vor dem jeweiligen Termin eine Meldung auf dem Desktop erscheint. Akustisch oder optisch oder beides. Z.B.:

"Fritz in 10 Minuten zum Sport!!! Piep, Piep, Piep".

Auch eine Erinnerung zum Geburtstag ein oder zwei Tage vor dem Ereignis wäre toll.

"Olaf hat am Montag Geburtstag!!! Tut, Tut, Tut".

Und das für ca. 40 Personen.

Die zwei Spalten für die Wochentage (|Montag|Montag|) habe ich gemacht, um einmal die Uhrzeit und einmal das Ereignis einzutragen. Kann ich später zusammenführen.
Kenne mich etwas mit Word, Excel und Outlook aus, habe aber noch nie mit einem Kalender oder Scheduler gearbeitet, geschweige denn eingerichtet.
Arbeite mit Win7 und Office 2010, allerdings habe ich Outlook 2003 installiert.
Kann mir jemand helfen?

Hier noch eine kurze Vorgeschichte:

> http://www.nickles.de/thread_cache/538997289.html#_pc < oder

> http://www.nickles.de/forum/office-word-excel-und-co/2013/benachrichtigungstimer-in-exceltabelle-538997223.html

Für Eure Mühe vielen Dank im Voraus.

mfg dieter

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Hyperboreal gdh „Outlook-Terminkalender mit Excel-Tabelle verknüpfen?“
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"Fritz in 10 Minuten zum Sport!!! Piep, Piep, Piep".

Und dann, was passiert dann?
Kommen die 40 Leute immer am PC
(der Rechner läuft immer)
vorbei, um die neuesten News zu lesen?
So ganz habe ich die Sache noch nicht verstanden...
Oder sitzen 40 Leute vor ihren PCs und warten auf Kommandos?
Wäre eine Nachricht als Email oder SMS direkt an die Personen nicht sinnvoller?

Gruss
Hy
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Borlander Hyperboreal „Und dann, was passiert dann Kommen die 40 Leute immer am PC ...“
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In diesen Beiden Postings wird das Szenario etwas genauer erklärt:

http://www.nickles.de/thread_cache/538997262.html#_pc

http://www.nickles.de/thread_cache/538997287.html#_pc

Der Computer steht an zentraler Stelle in der Werkstatt einer Einrichtung für behinderte Menschen. Die eigentlichen Nutzer wären weniger die 40 Betreuten, sondern die etwas zehn Betreuer die die Termine aller Betreuten im Auge behalten müssen.

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gdh Hyperboreal „Und dann, was passiert dann Kommen die 40 Leute immer am PC ...“
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Hallo Hy,

nee nee, das war wohl etwas falsch formuliert.
Die Tabelle umfasst Daten von 40 Personen, denen in der Woche einige Termine zu unterschiedlichen Zeiten zugeordnet werden. Zu diesen Terminen soll eben eine Meldung oder Ton oder Clip abgespielt werden.

Also wenn das Ding/Programm/Rechner piept oder tut oder macht, hört es ja einer der Betreuer. Der geht dann an den Rechner, liest und bestätigt die Meldung und damit Schluss. Sobald der nächste Termin einer dieser 40 Personen ansteht, geht die Benachrichtigung wieder von vorn los.

Hintergrund: In der Werkstatt arbeiten 40 Behinderte. Jeder von ihnen muss einmal oder mehrmals am Tag zu irgendwelchen Musikkursen, Untersuchungen, Eurythmie-Veranstaltungen und sonstigen Ereignissen. Meine Excel Tabelle, die ich ausgedruckt hatte, reichte mir um die Termine abzulesen und den Betreuten zu sagen, "Emil, Du mußt in 3 Minuten zum Sport". Meine Gruppe Betreuter umfasst aber nur 10 Personen. Nun hat der Werkstatt-Chef diese Tabelle gesehen und mich gefragt, ob ich das nicht auch noch für die restlichen 30 Betreuten machen kann. Und das ganze dann so, dass es auf dem Rechner läuft und eine automatische Benachrichtigung anzeigt.
Wenn dann eine Meldung akustisch angezeigt wird, kommt einer der in der Nähe stehenden Betreuer, bestätigt die Meldung und fertig.

mfg dieter

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Hyperboreal gdh „Hallo Hy, nee nee, das war wohl etwas falsch formuliert. Die ...“
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Hallo,

danke, jetzt verstehe ich mehr.

Halten wir mal fest:

- es gibt 40 Personen, die "verwaltet" werden
- es gibt mehrere Personen, die die Verwaltunginfos (Termine) einsehen müssen
- es gibt einmalige Termine und solche mit Wiederholungsintervall
- Beispiel für einmalige Termine: Arztbesuch
- Beispiel für Wiederholungstermine: Sport, Eurythmie, Malen, Musik

Ich habe noch nicht ganz verstanden, wo der Vorteil sein soll von
Excel die Termine in den Terminkalender zu schieben?

Ich würde es etwas anders machen. Voraussetzung ist, der PC hat Internet.
Und zwar lautet meine Lösung: Google Kalender.
Es wird für jeden Termintyp [Sport, Eurythmie, Malen, Musik, Arztbesuch] ein
eigener Kalender vorgehalten. Für immer wiederkehrenden Termin ist nur
ein Eintrag pro Person erforderlich. Mehrere Kalender können innerhalb eines Google-Kontos
vorgehalten werden.

Vorteil: alle Betreuer (und auch der Sportlehrer, Arzt usw.) können sich parallel und
unabhängig über anstehende Termine informieren. Denn einzelen Kalender
können freigegeben werden.

Das Ganze ist kostenlos und man braucht nur einen Browser (also jeder,
der auf die Informationen zugreift).

Nachteil:
Einarbeitungszeit in Google Kalender.
Längere Testphase, um die Darstellung der Daten (Termine) und Aktionen richtig
im Kalender zu realisieren.
Organisation des Zugriffs durch mehere Personen, denen bestimmte Rechte
zugeordnet werden müssen.
Im Prinzip lässt per ical-Export/Import das selbe machen wie mit Excel
aber es ist evtl. etwas umständlicher, da im Textformat.

Gruss
Hy

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Borlander Hyperboreal „Hallo, danke, jetzt verstehe ich mehr. Halten wir mal fest: ...“
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Ich habe noch nicht ganz verstanden, wo der Vorteil sein soll von Excel die Termine in den Terminkalender zu schieben?

Excel ist hier vor allem im Spiel weil die bisherige Papier-Lösung mit Excel realisiert wurde. Ein gewisser Vorteil von Excel besteht tendenziell in der sehr einfachen Eingabe.

Bei Google Kalender sehe ich zwei Probleme:

  • Magelhafter Datenschutz beim Umgang personenbezogener Daten
  • Die Automatische Benachrichtigung erfordert weiterhin eine lokal installierte Software

Gruß
Borlander

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Hyperboreal Borlander „Excel ist hier vor allem im Spiel weil die bisherige ...“
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Magelhafter Datenschutz beim Umgang personenbezogener Daten
Konkretes Beispiel in diesem Fall... ?
Die Automatische Benachrichtigung erfordert weiterhin eine lokal installierte Software
Browser?

Kannst du mal einen Satz äußern, der andere Ideen unterstützt, anstatt immer alles
(das nicht auf deinem Mist gewachsen ist) totzutreten?

Gruss
Hy
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Borlander Hyperboreal „Konkretes Beispiel in diesem Fall... Browser Kannst du mal ...“
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Das Google von Datenschützern in DE und der EU scharf kritisiert wird kann  Dir aber wohl kaum entgangen sein?

Mit einer Webanwendung im Browser bekommst Du leider eine ganze Reihe von zusätzlichen Fehlerquellen mit rein (jemand macht den Browser zu, der Browser muss für ein Update neu gestartet werden, jemand Installiert eine Browsererweiterung, oder die Internetverbindung fällt aus - inzwischen garantiert zumindest die T-Com nur noch 97% Verfügbarjeit). Für den Vorliegenden Anwendungsfall halte ich jedoch eine gewisse Zuverlässigkeit für unabdingbar. Ich denke nicht, dass sich das eine tatsächlich lokal laufende Anwendung garantieren lässt, auch wenn die Synchronisation mit einem Online-Kalender durchaus weitere Möglichkeiten schaffen würde…

Btw.: Ich hatte den Threadstarter extra dazu angeregt auch nach anderen Lösungen zu fragen. Outlook halte ich erst mal nur für einen deutlich besseren Ansatz als Excel (nicht mehr und nicht weniger), aber tendenziell noch nicht die optimale Lösung.

Gruß
Borlander

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Hyperboreal Borlander „Das Google von Datenschützern in DE und der EU scharf ...“
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Das Google von Datenschützern in DE und der EU scharf kritisiert wird...

Ja ja, na zum Glück nutzt es ja kaum jemand ... Lächelnd
Wenn es in der Google-Datenbank steht, ist es ja nicht identisch mit "öffentlich".
Haben nur NSA, CIA, FBI volle Lese- und Schreibrechte...

Man muss ja nicht unbedingt Realnamen verwenden. Aus "Peter Müller" machen
wir PeterM im Kalender. Das könnte doch gehen bei 40 Leuten. Oder? ist doch
überschaubar.

zumindest die T-Com nur noch 97% Verfügbarjeit
Ich überlege gerade, wann bei mir zuletzt das I-Net ausgefallen ist... habs vergessen.
Aber ich weiss, wann der PC von meinem Sohn ausgefallen ist, das war letzte Woche.
Ich glaube, die Diskussion was eher ausfällt, PC oder Internet, ist müßig.
Welche Technologie bietet dir 100% Sicherheit? Gab es noch nie ein Problem an
dem PC, der für die Tabellen benutzt wrd?

Btw.: Ich hatte den Threadstarter extra dazu angeregt auch nach anderen Lösungen zu fragen. Outlook halte ich erst mal nur für einen deutlich besseren Ansatz als Excel (nicht mehr und nicht weniger), aber tendenziell noch nicht die optimale Lösung.

o.k. akzeptiert.
Vielleicht können wir ja den enthusiastischen Entwicklerzauberlehrling
noch auf den rechten Weg führen.
Wichtig ist es auf jeden Fall die Daten richtig zu strukturieren, um in Zukunft
möglichst wenig Tipparbeit zu haben.
Man muss ja nicht unbedingt alle Probleme mit der Technologie des letzten
Jahrtausends lösen.

Gruss
Hy

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gdh Hyperboreal „Ja ja, na zum Glück nutzt es ja kaum jemand ... Wenn es in ...“
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Hallo Hy,

jaaaaaaaaaa ganz genau. Alle fünf Punkte korrekt.

Der Vorteil ist: ich als (in der Werkstatt nur zeitweilig vorhandener) Aushilfsbetreuer kann mich um die 10 Personen meines Arbeitstisches/Werkraum wohl halbwegs kümmern (mit der ausgedruckten und aufgehängten Excel Tabelle), aber nicht um die anderen 30 Betreuten, die ja im ganzen Obergeschoss bzw. restlichen drei  der Werkgemeinschaft untergebracht sind (Rechner am Arbeitsplatz sind nicht erlaubt, würde die Betreuten zu sehr ablenken).

Da wir aber ein zentrales Büro haben
(dort steht auch der Rechner, auf welchem die Tabelle oä laufen soll),
in dem mehrmals am Tag alle Betreuer zusammen kommen oder dort andere Arbeiten verrichten, würde eben jeder Betreuer irgend ein Termin mitbekommen und dann der betreffenden Person bescheid geben.

Also wenn eine Excel-Tabelle mit einem Timer oder Kalender verknüpft werden kann, soll mir das auch recht sein.

Google Kalender wäre eine großartige Idee, wenn da nicht die bösen System-Administratoren wären. Die pfuschen uns leider oft in die Bits und bytes. Haben leider eine "Kontrollomanie". Vorerst wollte ich die draussen lassen, wenn nichts anderes geht, dann werde ich auch sie fragen und zur Zusammenarbeit ermuntern... Ausserdem wenn alle von überall darauf zugreifen können...ist auch kein schlechtes Argument. Mal sehen... Allerdings steht der Datenschutz von "Schutzbefohlenen" hier auch ziemlich zu oberst.

Ansonsten: Ist denn Excel auch in der Lage, zu einem Termin in einer Tabelle eine Warnfunktion auszurufen oder anzuzeigen? Oder einen Prozess zu starten? Ich meine in Win läuft doch auch eine Systemuhr, oder?


mfg enthusiastischen Entwicklerzauberlehrling :-)

dieter

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Hyperboreal gdh „Hallo Hy, jaaaaaaaaaa ganz genau. Alle fünf Punkte korrekt. ...“
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Ansonsten: Ist denn Excel auch in der Lage, zu einem Termin in einer Tabelle eine Warnfunktion auszurufen oder anzuzeigen? Oder einen Prozess zu starten? Ich meine in Win läuft doch auch eine Systemuhr, oder?

ja, das geht alles. Es ist schon sooo viel Software in und um Excel geschrieben worden.
Man müsste nach entsprechenden Makros suchen, oder evtl. entsprechenden
Hilfsprogrammen. Die Frage ist: Ist das eine gute Lösung für Euer Problem?
Ist es einfach?
Können die Leute damit umgehen (z.B. wenn du mal im Urlaub bist)?

Google Kalender wäre eine großartige Idee, wenn da nicht die bösen System-Administratoren wären. Die pfuschen uns leider oft in die Bits und bytes. Haben leider eine "Kontrollomanie". Vorerst wollte ich die draussen lassen,

Kannst du von dem erwähnten PC aus das Internet (Webseiten) erreichen?
Das würde vollauf genügen. Wenn der Browser durch die Firewall tunnelt, reicht das.

Du kannst ja einach so zum testen für dich einen Google-Account anlegen und
oben auf "Kalender" drücken. Geht alles auch ohne Realnamen!

Zu Anfang ist es evtl. etwas verwirrend.
Aber die Funktionalität ist sehr gut. Ein durchdachtes Konzept.
Günstig wäre es wahrscheinlich für jede Tätigkeit einen eigenen Kalender zu
erstellen. Das geht unter "meine Kalender": [Arzt, Geburtstage, Malen,...].
Unter "Termin eintragen" hat man dann die ganzen Funktionen, die mit
einem Ereignis (Event) ausgelöst (getriggert) werden sollen.
Der Kalender hat verschiedene Ansichten und kann auch von
mehreren Personen an verschiedenen Rechnern betrachtet werden.
Man braucht eben nur den Zugriff aufs Web.

Du kannst das alles zu Hause in Ruhe testen, und wenn es fertig ist, dem
Chef zeigen... Du bist sozusagen völlig unabhängig vom Arbeitsplatzrechner.

Gruss
Hy
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gdh Hyperboreal „ja, das geht alles. Es ist schon sooo viel Software in und ...“
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Hallo Hy,

na, mit eurer Hilfe bekomme ich schon mal Licht ins Dunkel... Mit dem Account bei google hab ich kein Problem. Irgendwo muß ich sogar noch einen herumliegen haben (Hab' mich zwar mal bei google angemeldet, aber nie genutzt).
Also an den Rechner gehen nur Leute die auch zumindest Programme bedienen könen, keine Betreuten.
Das Internet kann ich eigentlich jederzeit erreichen, muß allerdings morgen den Chef fragen, ob ich das Proggi auslagern kann. Und dann noch, ob das mit den Daten klar geht.

So, jetzt mal sehen ob ich das verstanden habe. ich kann bei Google mehrere Kalender anlegen. Einen z.B. "Arzt". Dem sage ich wann er eine Benachrichigung auf dem Arbeits-Rechner ausgeben soll. Ich kann aber mehrere Kalender anlegen, sodaß ich von mehreren Kalendern auch mehrere Benachrichtigungen bekommen kann. Richtig?

Mir wäre zwar als Grundlage eine Excel Tabelle lieber, kann man leichter die Zeiten ändern. Aber bin ja aufgeschlossen für alles neue. 

Dann Danke ich dir ersteinmal, melde mich nach dem Gespräch mit meinem Boss wieder.

Danke an alle

mfg dieter

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Hyperboreal gdh „Hallo Hy, na, mit eurer Hilfe bekomme ich schon mal Licht ...“
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Dann Danke ich dir ersteinmal, melde mich nach dem Gespräch mit meinem Boss wieder.

Baue lieber erst mal eine kleine, funktionierende Testumgebung zusammen.
Und zeige das deinem Chef. Die stehen solchen neuen Dingen meist
ziemlich ablehnend gegenüber. Siehe nur die Einwände von Borlander.

Es ist besser, etwas zu zeigen, das auch funktioniert und das man verstanden hat.
Könnte ja sein, er stellt Fragen...

Gruss
Hy
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gdh Hyperboreal „Baue lieber erst mal eine kleine, funktionierende ...“
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Hallo Leute,

also habe heute morgen meine Tabelle auf dem neuesten Stand gebracht, mit auf die Arbeit genommen, in den Autostartordner gelegt, die "Klingelton-US Cavalry-Attack.mp3" gleich noch mitzu und siehe da... Herr Chef war zufrieden.

Jetzt startet das Ding jeden Morgen, sogar mit Musik. Und wenn keiner es hört, bleibt immer noch das Excel Fenster offen.

Also ich habe später mit einem Systemadministrator versucht einen Kalender in Outlook 2010 zu erstellen, hat geklappt, war aber viel zu viel Aufwand. Und das dann mal 40!!! Sind ja 40 Personen. Zugegeben, ist die elegantere Methode, Autostart ist aber schon vorhanden.

Daten in die Cloud auszulagern ist nicht erlaubt (Google-Kalender), bliebe also wirklich nur der Outlook-Kalender. Und das ist ein wenig zu aufwändig. 

Also Hy, hast Recht mit deiner letzten Antwort.
(Es wird eben nicht alles so heiss gegessen wie es gekocht wird)
Da das Problem nun gelöst ist, möchte ich mich bei allen Beteiligten noch einmal recht Herzlich bedanken. Da macht es Spaß, sich beim nächsten Mal wieder an Nickles zu wenden. Weiter so und so long.

mfg dieter

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Borlander gdh „Hallo Leute, also habe heute morgen meine Tabelle auf dem ...“
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Nabend Dieter,

d.h. es hat sich gezeigt, dass nun eine einfache Excel-Tabelle als Tagesübersicht ohne automatische Benachrichtigung ausreicht? Das ist natürlich eine sehr einfache Möglichkeit.

Da könnte man zur Optimierung dann höchstens noch mal darüber nachdenken ob es sich lohnen würde die Darstellung der Excel-Tabelle so zu optimieren, dass man eine schnelle zeitliche Übersicht über die anstehenden Termine bekommt. Könnte u.U. schon reichen wenn Du für jeden Tag mehrere Spalten einplanst und die Termine dann grob dort einordnest. Dann könnte man z.B. schnell sehen welche Termine morgens/vormittags/mittags/nachmittags anstehen. Oder alternativ: Mit Formeln und bedingten Formatierungen und mehreren schmalen Spalten könntest Du Dir sogar eine graphische Übersicht (belegte Zeitblöcke je Person einfärben) über die Termine basteln. Ggf. sogar mit Farbcodierung der Terminart (blau für Sport, Grün für Musik, …) :-)

Also ich habe später mit einem Systemadministrator versucht einen Kalender in Outlook 2010 zu erstellen, hat geklappt, war aber viel zu viel Aufwand. Und das dann mal 40!!! Sind ja 40 Personen.

Ich denke es wäre da nicht erforderlich für jede Person einen eigenen Kalender anzulegen. Das scheint in Outlook eher kontraproduktiv zu sein.

Gruß
Borlander

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Hyperboreal gdh „Hallo Hy, na, mit eurer Hilfe bekomme ich schon mal Licht ...“
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So, jetzt mal sehen ob ich das verstanden habe. ich kann bei Google mehrere Kalender anlegen. Einen z.B. "Arzt". Dem sage ich wann er eine Benachrichigung auf dem Arbeits-Rechner ausgeben soll. Ich kann aber mehrere Kalender anlegen, sodaß ich von mehreren Kalendern auch mehrere Benachrichtigungen bekommen kann. Richtig?

Genau. Jeder Kalender entspricht einer bestimmten Aktion [Malen, Sport, Geburtstag usw.].
Die Kalender können unterschiedlich eingefärbt werden, so dass man sie gut unter-
scheiden kann. Wenn man einen Termin einträgt, kann man ihn einem bestimmten
Kalender zuordnen. Einzelne Kalender können sichtbar oder unsichtbar gemacht werden.

Idee:
Als Aktion kann man sich z.B. eine Mail zusenden lassen.
Jede Nachricht würde dann im Google-Account als eine Zeile angezeigt
werden. z.B.:

"am 22.05. hat BettinaW Geburtstag"

Wenn jemand die Mail öffnet, kann das als Quittung bewertet werden,
die Mail in der Liste wird dann nicht mehr fett angezeigt. So sieht man, ob schon
auf die Meldung reagiert wurde.
Um die aktuellen Ereignisse zu sehen, kann man den Mailaccount nutzen, man
muss es aber nicht tun. Das war jetzt nur ein Beispiel

Gruss
Hy
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Borlander gdh „Hallo Hy, jaaaaaaaaaa ganz genau. Alle fünf Punkte korrekt. ...“
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Allerdings steht der Datenschutz von "Schutzbefohlenen" hier auch ziemlich zu oberst.
Das könnte womöglich auch mit ein Grund dafür sein, warum Du die Administratoren als böse empfindest. So schön und bequem "alle von überall" technisch auch sein mag: Das beißt sich tendenziell mit den Zielen des Datenschutzes.
Ist denn Excel auch in der Lage, zu einem Termin in einer Tabelle eine Warnfunktion auszurufen oder anzuzeigen? Oder einen Prozess zu starten? Ich meine in Win läuft doch auch eine Systemuhr, oder?
Mit VBA kann man zwar ein bisschen was machen. Sowas ist aber eher nicht vorgesehen. Wenn dann würde ich das am ehesten so lösen, dass die Termine in Outlook übertragen werden und dann Outlook die Benachrichtigung überlassen…
in dem mehrmals am Tag alle Betreuer zusammen kommen

Dann würde es aber vermutlich nichts bringen wenn 10 Minuten vor dem Termin eine Meldung kommt und gerade keiner da ist?

Gruß
Borlander

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gdh Borlander „Das könnte womöglich auch mit ein Grund dafür sein, ...“
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Hi Borlander,

na ja, sooooooo böse sind die ja gar nicht ;-) Einer war heute auch ganz nett zu mir, und hat mir das mit dem Outlook-Kalender erklärt. Aber Du hast recht, der Datenschutz verhindert den Google-Kalender.
Zu VBA... habe leider den Anfang von VBA verpasst, habe nach Q-Basic aufgehört mit Programmiersprachen. Ich weiss, ich weiss, ist alles ganz einfach. Aber ich habe einfach den Draht zum Programmieren verloren.
Und zu den Betreuern??? Da hast Du natürlich recht. Aber mit der Autostartordnerlösung ist das Problem auch gelöst.

Auch dir noch einmal vielen Dank für die ganzen Tips und Hinweise. Habe ich auch wieder viel dazugelernt.

solong

dieter

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Borlander gdh „Hi Borlander, na ja, sooooooo böse sind die ja gar nicht - ...“
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Das liest man doch gerne. Habe oben noch einige Anregungen aufgeführt wie man die Tabelle (ohne VBA) noch optimieren kann. Bei 40 Personen würde sonst wahrscheinlich die Übersichtlichkeit leiden. (Bei 10 Personen kannst Du noch auf einen Blick die maximal 20 Termine erfassen, mit 80 Terminen wird das nicht mehr möglich sein denke ich)

Gruß
Borlander

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