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Benachrichtigungstimer in Exceltabelle

gdh / 10 Antworten / Baumansicht Nickles

Hallo Leute,

ich habe eine Excel Tabelle in der von li nach re
Name, Geburtstag und Wochentag (jeder Wochentag zweimal, weil manchmal zwei Termine anstehen) eingetragen wird.
Also: Müller - 01.01.1977 - Montag - Montag - Dienstag - Dienstag usw.
In jede Zelle unter einem Wochentag soll eine Uhrzeit, zu der (oder auch etwas früher) eine Melodie, eine Nachricht oder ein längerer Ton ausgegeben wird (meinetwegen auch ein Clip oder Video).
Dies soll eine Benachrichtigung sein, damit ich nicht vergesse, eine bestimmte Person zum Unterricht zu schicken. Auch eine Benachrichtigung ein oder zwei Tage vor dem Geburtstag wäre nicht schlecht.
Ich kenne mich etwas mit Excel und Word aus, habe aber noch nie irgendwelche Timer oder Sceduler auf meinem Rechner installiert.
Also absolute Null in dieser Beziehung. Eventuell kann man das mit anderen Office-Programmen verknüpfen?
Leider habe ich überhaupt keine Idee, wo ich anfangen kann. Kann mir jemand helfen?
Arbeite mit Win7 und Office 2010. Für Eure Mühe vielen Dank im Voraus und schöne Feiertage.

mfg dieter

PS:
Kann ich in einer Excel-Zelle, wo das Datum in Form von: >Wochentag, Zahl, Monat, Jahr< angegeben wird, eine Formatierung eingeben, welche den Wochentag linksbündig, die anderen Werte aber rechtsbündig darstellt?
Oder den zum Datum zugehörigen Wochentag in einer extra Zelle darstellen?

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Borlander gdh „Benachrichtigungstimer in Exceltabelle“
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Das ganze hört sich für mich viel eher nach einer Aufgabe für Microsoft Outlook an. Hast Du Dir das schon mal angesehen?

Oder den zum Datum zugehörigen Wochentag in einer extra Zelle darstellen?

Das ist möglich. Die Funktion =TEXT(A1;"ttt") sollte es tun…

Gruß
Borlander

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gdh Borlander „Das ganze hört sich für mich viel eher nach einer Aufgabe ...“
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Hallo Borlander,

danke für die schnelle Antwort. Habe vergessen zu erwähnen, die Aufgabe kann natürlich auch mit einem anderen Office Programm realisiert werden. Bin von Excel ausgegangen, weil ich die Daten in einer Excel Tabelle vorliegen habe.
Zur Forme: ich hab wahrscheinlich das Problem nicht korrekt beschrieben.

Muster:
|           Dienstag, 17.September 1990|

soll:      

|Dienstag,           17. September 1990|

oder eben in zwei Zellen:
|Dienstag|Leerzelle|17.September|Leerzelle|1990|

Es geht darum, den Wochentag(Schrift) optisch besser zu erfassen. Soll aber dynamisch sich jedes Jahr anpassen. Na ja, und dann sollte eben ein Alarm losgehen, der mir auf dem Monitor eine Meldung ausgibt oder eine Melodie abspielt. Am besten so lange, bis ich die Meldung bestätige.

mfg dieter

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Borlander gdh „Hallo Borlander, danke für die schnelle Antwort. Habe ...“
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Alarm losgehen, der mir auf dem Monitor eine Meldung ausgibt oder eine Melodie abspielt. Am besten so lange, bis ich die Meldung bestätige.

Das wirst Du mit Excel (auch mit VBA) kaum sinnvoll realisieren können.  Bei Outlook gehört das mit zu den Kernfunktionen des Kalenders…

weil ich die Daten in einer Excel Tabelle vorliegen habe.

Kommen die aus einer externen Quelle oder hast Du die manuell eingegeben? Das Datum steht dort aber hoffentlich nicht als Text "Dienstag, 17.September 1990" drin, sondern wird über das Datumsformat so ausgegeben? Sonst würde das Parsen nämlich recht aufwändig.

Was mir allerdings auch noch gerade auffällt: Du willst scheinbar den diesjährigen Wochentag des Geburtstages haben und nicht den Wochentag der Geburt?

Insgesamt scheint der Anwendungsfall für das System etwas in Richtung Geburtstagserinnerung zu werden?

Gruß
Borlander

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gdh Borlander „Das wirst Du mit Excel auch mit VBA kaum sinnvoll ...“
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Hi Borlander,

OK, Excel ist gestrichen, probieren wir es mit Outlook. Allerdings bin ich mit Outlook 2013 nicht klargekommen, habe das bei der Installation weggelassen und nachträglich Outlook 2003 installiert (Bitte nicht hauen Verlegen ).

Die Excel Tabelle hab ich mir selbst gemacht, ausgedruckt und auf der Arbeit aufgehangen.
Ich betreue behinderte Menschen, und die müssen an einigen Tagen in der Woche zu unterschiedlichen Zeiten zum Sozialdienst, zum Turnen, zum Malen, zur Musik oder haben eben irgendwann Geburtstag.

Ja, Geburtstagserinnerung oder Terminplaner ist wohl der korrektere Ausdruck. Allerdings habe ich in allen meinen Windows Jahren noch nie den Scheduler oder Powerpoint benutzt. Nur Word und Excel in den einfachsten Funktionen.

Ich arbeite mit 10 Personen in meiner Abteilung und da hat meine Tabelle für mich ausgereicht. Der Werkstatt-Chef hat die nun entdeckt und gefragt ob ich das nicht auch für alle 40 Betreuten in unserer Werkstatt machen kann und dann mit einer Erinnerungsfunktion, welche auf dem Werkstatt-Rechner läuft. Ob mit Outlook oder Powerpoint oder Excel ist ihm wohl egal) Der Rechner, auf dem das dann läuft (auch Win7 mit Office 2013), soll einige Minuten (ca. 15 min) vor dem Termin eine Meldung ausgeben, welche man bestätigen muß, das z.B. Klaus in 10 Minuten (oder um 12:45 Uhr) zur Eurythmie muß. Das kann auch an zwei verschiedenen Zeitpunkten am Tag passieren (daher die Idee mit den zwei Spalten). Ausserdem sollte das Programm an den Geburtstag des einzelnen Betreuten erinnern, am besten ein oder zwei Tage davor.

In der Tabelle hatte ich die Form des Datums aus den Eigenschaften ausgewählt (und damit die komplette Spalte formatiert), da einige Betreute auch auf diese "Tabelle" einen Blick werfen sollten. Daher erschien es mir zweckmäßig, in einer Spalte den Tag (ausgesrieben) und in einer zweiten das Datum mit Zahlenangaben getrennt darzustellen. Oder eben in einer Zeile mit einigen Leerzeichen dazwischen.

Habe schon nach Tabellen im Netz gesucht, aber es liegt wohl mehr an der unzureichenden Formulierung der Frage und, na ja, hast Du ja gerade festgestellt: mit Excel nicht möglich.
Hast Du noch eine Idee wie ich das realisieren kann?

mfg dieter

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Borlander gdh „Hi Borlander, OK, Excel ist gestrichen, probieren wir es mit ...“
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Nabend Dieter,

so langsam bekomme ich nun ein klareres Bild davon was Du/Ihr so an Softwareunterstützung braucht :-) Am Ende muss hier auch nicht zwingend Outlook als Lösung herauskommen. Evtl. gibt es andere Software die die Anforderungen noch besser als Outlook erfüllen kann ;-)

Soweit ich das nun korrekt aus Deiner Beschreibung entnehme geht es um die Planung aller Termine von 40 Betreuten und 10 Betreuern und das würde auf nur einem einzigen Computer benutzt werden?!

Gibt es da eine eindeutige Zuordnung von Betreuten zu genau einem einzigen Betreuer? In diesem Fall könnte man das nun relativ einfach durch 10 Kalender (für jeden Betreuer einen) und eine Einordnung der Einzeltermine in 40 Kategorien (den Betreuten) lösen. Damit würde man zum einen Überschneidungen bei einem Betreuer vermeiden und hätte zum andern durch Filtern die Möglichkeit eine individuelle Übersicht über einen einzelnen Betreuen zu bekommen. Oder ggf. einen großen Kalender mit individuellem Filter für jeden Betreuer.
Ich gehe davon aus, dass Outlook sowas umsetzen könnte, aber da ich Outlook selbst nicht nutze kann ich das nicht zu 100% garantieren.

Am besten ist es vermutlich wenn Du noch mal einen Neuen Thread startest und gezielt nach Outlook (oder einem anderen passenden Programm) fragst. Mit Verweis auf diesen Thread. Die Anforderungen sind zumindest mir inzwischen deutlich klarer geworden und gingen so aus der Anfangsfrage noch nicht so deutlich hervor. Da schauen dann sicher auch die Outlook-Experten vorbei und können genauer sagen was geht oder nicht ;-)

Gruß
Borlander

Gruß
Borlander

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gdh Borlander „Nabend Dieter, so langsam bekomme ich nun ein klareres Bild ...“
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Hallo Borlander,

tja, ist schon schwierig solche Verhältnisse und Vorstellungen zu formulieren. Tut mir Leid, wenn ich da etwas Chaos verbreitet habe.

Da habe ich wohl etwas falsch erklärt. Wir haben 40 Betreute, welche zu unterschiedlichen Zeiten am Tag und in der Woche, zu irgendwelchen Terminen müssen.
Die Anzahl der Betreuer ist uninteressant, da die Datei ja nur auf einem Rechner gestartet wird und jeder der Betreuer darauf Zugriff hat.

Also: Planung aller Termine von 40 Betreuten mit akustischer oder optischer
Anzeige.

Die Betreuten werden in diesem Fall keinem Betreuer zugeordnet, es soll allgemein am Rechner eine Meldung erscheinen, dass Herbert in 10 Minuten zum Turnen muß. Die Zeit, wann das der Fall ist (Tag und Uhrzeit) wollte ich in einer Excel-Tabelle eingeben.

Aber auf jeden Fall erst einmal vielen Dank für deine Mühe.

Nun das nächste: Im neuen Thread den Verweis auf diesen Thread... wie mache ich das? einfach die URL kopieren?

Nochmals vielen Dank für deine Hilfe und einen schönen Abend noch.

mfg dieter

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schoppes gdh „Hallo Borlander, tja, ist schon schwierig solche ...“
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Hallo Dieter,

Nun das nächste: Im neuen Thread den Verweis auf diesen Thread... wie mache ich das? einfach die URL kopieren?
Ja! ( http://www.nickles.de/forum/office-word-excel-und-co/2013/benachrichtigungstimer-in-exceltabelle-538997223.html )

MfG
Erwin

PS: Für dein spezielles Problem scheint mir auch "Outlook" die beste Lösung zu sein.
"Früher war alles besser. Sogar die Zukunft." (Karl Valentin)
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gdh schoppes „Hallo Dieter, Ja ...“
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Hi Erwin,

danke für den Tip, mal sehen obs klappt.

mfg und schönen Pfingstmontag 

dieter

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Borlander gdh „Hallo Borlander, tja, ist schon schwierig solche ...“
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Tut mir Leid, wenn ich da etwas Chaos verbreitet habe.

Keine Sorge. Das ist ganz normal, dass sich solche Anforderungen an Software nicht in zwei oder drei Sätzen formulieren lassen, dass ein Außenstehender sofort eindeutig weiß was gefordert ist ;-)

Entscheidend ist doch, dass wir nun einen Stand erreicht haben in dem der Leser eine recht gute Vorstellung davon hat was Ihr so braucht.

Nun das nächste: Im neuen Thread den Verweis auf diesen Thread... wie mache ich das? einfach die URL kopieren?

Jepp. Das reicht schon :-)

Hab gerade mal kurz Outlook (2007) angeworfen: Serientermin/-ereignis (keine Ahnung wo da der Unterschied ist) sollte es tun. Könntest dann z.B. als Betreff Namen/Kürzel (sonstige eindeutige Kennung) des betreuten eingeben und als Ort dann eben wo es hingehen soll. Durch entsprechende Gruppierung kannst Du dann z.B. auch auf einen Schlag alle Termine eines Betreuten bekommen oder eine Liste von allen die am Turnen teilnehmen. Für Dich interessant dürfte dann vor allem eine Möglichkeit zur bequemen Eingabe dieser Serien interessant sein und ggf. noch eine Ausgabe die Deinem Format nahe kommt. Das können dann hoffentlich die Outlook-Experten sagen…

Gruß
Borlander

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gdh Borlander „Keine Sorge. Das ist ganz normal, dass sich solche ...“
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Hi Borlander,

so, habe neuen Thread erstellt, mal sehen was kommt. Allen nochmals vielen Dank und einen schönen freien Tag noch.

mfg dieter

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