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Excel: Dateiaufblähung verhindern // benutzerdefin. Formate

Olaf19 / 8 Antworten / Baumansicht Nickles

Hallo zusammen!

Gelegentlich kommt es vor, dass Exceldateien mit wenigen Tabellenblättern und wenigen Daten, ohne Formeln und ohne Makros, "einfach so" aus heiterem Himmel mehrere Megabytes groß werden. Ich weiß mir dann nicht besser zu helfen, als eine neue Datei zu öffnen und die Werte, Formate und Spaltenbreiten für jedes Tabellenblatt einzeln dort einzukopieren. Das ist natürlich keine tragbare Lösung für umfangreichere und komplizierter aufgebaute Excelcharts.

Diese komische Änderungshistorien-Nachverfolgungsfunktion ist auch abgeschaltet... weiß jemand, woran, dieses Verhalten liegen kann und wie man es ggfs. abstellen kann?

Zweite Frage: Ab und zu arbeite ich mit benutzerdefinierten Zahlenformaten. Wenn ich zu einem späteren Zeitpunkt einmal wieder auf eine Formatierung zurückgreifen muss, die ich in der Vergangenheit bereits benutzt hatte, so kann ich diese aus einer langen Liste auswählen. Eigentlich ist das auch ganz praktisch, nur irgendwann ist diese Liste ziemlich vollgemüllt mit Sachen, die man nicht mehr braucht, ähnlich der Historie eines Webbrowsers.

Weiß jemand, wie man diese benutzerdefinierten Formate ganz oder teilweise aus der Historie löschen kann?

THX!
Olaf

Die Welt ist ein Jammertal ohne Musik. Doch zum Glueck gab es Bach, Beethoven, Haendel und Goethe (Helge Schneider)
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mawe2 Olaf19 „Excel: Dateiaufblähung verhindern // benutzerdefin. Formate“
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Hallo Olaf,

zu Deinem ersten Problem habe ich keine Lösung. Mir ist das auch noch nie passiert, dass eine Datei von selbst prlötzlich größer wurde. Wenn das geschah, dann z.B. durch eingefügte Grafiken. Aber das wird sicher nicht der Grund bei Dir sein.

Zum zweiten Problem:

Du kannst (in Excel 2003) benutzerdefinierte Zahlenformate ganz einfach über die Schaltfläche "Löschen" im Fenster der benutzerdefinierten Formate löschen. Allerdings nur, wenn es wirklich ein benutzerdefiniertes Format ist. Die internen Formate, die hier ja auch in der Liste drin stehen, können nicht gelöscht werden.

Ich gehe davon aus, dass es sowohl in den direkten Vorgängerversionen als auch bei den Nachfolgern genauso geht.

Welche Version benutzt Du denn?

Gruß, mawe2

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Olaf19 mawe2 „Hallo Olaf, zu Deinem ersten Problem habe ich keine Lösung. Mir ist das auch...“
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Hi Mawe,

Bei uns in der Firma ist Excel 2002 installiert. Ich denke auch, dass das genau so funktioniert wie in 2003; gewisse grundlegende Funktionen ändern sich normalerweise nicht so mir nichts, dir nichts. K.A. warum, aber diese Schaltfläche habe ich bislang immer übersehen. Ich schaue morgen einmal nach und gebe dann Bescheid.

Von dem ersteren Problem hat mir ein Kollege berichtet, der viel mit umfangreichen Excel-Charts zu tun hat, die mit komplexen Formeln, S-Verweisen und Makros nur so gespickt sind. Da passiert gern einmal das Phänomen, dass er eine Datei drastisch verkürzt und abspeckt und diese anschließend "zum Dank dafür" doppelt so viele MB belegt.

Ein Workaround wäre: Neues Excel-Chart aufmachen, alle Makros übernehmen, dann Inhalte einfügen, nacheinander Werte und Formeln, Formate und Spaltenbreiten. Das Dumme ist nur: Letzteres müsste man für jedes Tabellenblatt einzeln machen :-(

Danke einstweilen!

CU
Olaf

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hddiesel Olaf19 „Hi Mawe, Bei uns in der Firma ist Excel 2002 installiert. Ich denke auch, dass...“
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Hallo Olaf,

zu deinem 1. Problem:

Oft hilft die Leerzeile nach der letzten Datenzeile durch Klick auf Zeilenkopf markieren,
mit STRG + Umschalt- + Pfeil nach Unten- Taste die Tabelle bis zum Ende markieren,
Rechtsklick auf markierten Zeilenkopf und Zellen löschen wählen.

Leerspalte nach der letzten Datenspalte durch Klick auf Spaltenkopf markieren
mit STRG + Umschalt- + Pfeil nach Rechts- Taste die Tabelle bis zum Ende markieren,
Rechtsklick auf markierten Spaltenkopf und Zellen löschen wählen.

Anschließend Speichern unter wählen und die Arbeitsmappe schließen.
Die Arbeitsmappe erneut öffnen und und nochmals speichern,
jetzt kannst du die Größe vor und nach vergleichen.

Windows 10 Pro 64-Bit, 22H2: MS Office Pro Plus 2016 32-Bit: Mein Motto: Leben und leben lassen: Gruss Karl
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Olaf19 hddiesel „Hallo Olaf, zu deinem 1. Problem: Oft hilft die Leerzeile nach der letzten...“
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Hi Hddiesel,

Auf die Idee war ich auch schon gekommen und habe es öfter praktiziert. Geholfen hat es in der Vergangenheit leider nicht; es muss sich um Daten gehandelt haben, die Excel irgendwo im Verborgenen gesammelt hat, die nicht in irgendwelchen Zeilen, Spalten oder Zellen sichtbar waren.

Wie gesagt, ich hatten dieses Problem auch schon sehr lange nicht mehr, musste mich aber daran erinnern, als mein Kollege von genau dem gleichen Phänomen berichtete. Wobei seine Excelcharts derart komplex und umfangreich sind, dass ich es mir da schon eher vorstellen kann. In jedem Fall, es müsste dafür eigentlich eine reproduzierbare, logische Erklärung geben.

THX!
Olaf

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neanderix Olaf19 „Hi Hddiesel, Auf die Idee war ich auch schon gekommen und habe es öfter...“
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Wenn dein kollege mit Pivottabellen und Pivotcharts arbeitet:
hier kann das tatsächlich passieren, wenn mehrere Pivottabellen/-charts auf den Rohdaten basieren.
Besser ist das so aufzubauen, das die pivottabellen und -charts jeweils aufeinander aufbauen.

Zur verdeutlichung:

du hast ein Excel workbook mit dem Datensheet Tabelle1 in dem die Rohdaten sind, die mittels Pivottabellen ausgewertet werden.

In Sheet Tabelle 2 baust du nun eine Pivottabelle auf. Jetzt benötigst du eine weitere pivottabelle, die du in Sheet Tabelle 3 aufbaust - und die ebenfalls auf den Rohdaten in Sheet 1 basiert.
so gehen die meisten vor. Besser ist aber, als Datenbasis für die zweite Pivottabelle nicht die Rohdaten in Sheet 1 zu wählen, sondern -- die Pivottabelle in Sheet 2.
Der Grund dafür ist, dass nun beide Tabellen auf denselben Pivot-Cahce zugreifen und so die Tabelle sowohl im RAM als auch beim speichern weniger Platz benötigt, als bei der klassischen vorgehensweise -- dabei werden nämlich für die beiden Pivottabellen jeweils getrennte Pivotchches erzeugt - und gespeichert.

Die zweite Variante lässt sich natürlich nur dann r4ealisieren, wenn beide Tabellen ähnliche Daten zeigen sollen.

Das Gesagte gilt für Pivotcharts entsprechend

Volker

Computers are like airconditioners - they stop working properly when you open Windows Ich bin unschuldig, ich habe sie nicht gewählt!
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Olaf19 neanderix „Wenn dein kollege mit Pivottabellen und Pivotcharts arbeitet: hier kann das...“
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Volker, das klingt nach einem Super-Tipp - vielen Dank!

Ja, das ist sehr gut möglich, dass er das tut. Ich werde ihm deine Erklärung jedenfalls einmal vorlegen. Und dann schulde ich mawe auch noch eine Antwort auf die Geschichte mit den benutzerdefinierten Formaten... hatte ich gestern vergessen auszuprobieren.

CU
Olaf

Die Welt ist ein Jammertal ohne Musik. Doch zum Glueck gab es Bach, Beethoven, Haendel und Goethe (Helge Schneider)
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Olaf19 Nachtrag zu: „Excel: Dateiaufblähung verhindern // benutzerdefin. Formate“
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So ihr Lieben...

Die Geschichte mit den benutzerdefinierten Formaten hat sich erledigt. Der von mawe erwähnte Löschen-Button befindet sich links unten unter der Liste mit den Formatierungsmöglichkeiten. K.A. wie ich den übersehen konnte, ehrlich - er hätte mich beißen können...

Was die Aufblähungsproblematik angeht, nach Rücksprache mit dem Kollegen passiert das auch, wenn er keine Pivot-Tabellen benutzt. Schade, dass wäre sonst eine so naheliegende Erklärung gewesen.

Einstweilen vielen Dank an alle fürs Mitmachen!

CU
Olaf

Die Welt ist ein Jammertal ohne Musik. Doch zum Glueck gab es Bach, Beethoven, Haendel und Goethe (Helge Schneider)
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Joerg69 Olaf19 „So ihr Lieben... Die Geschichte mit den benutzerdefinierten Formaten hat sich...“
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Wenn man immer gleiche Formate definiert, sollte man möglichst die ganze Spalte/ Zeile markieren und die Formate definieren. Dann speichert Excel das Format einmal für die ganze Spalte oder Zeile. Markiert man nur eine Anzahl von Zellen in einer Zeile/ Spalte, werden die Formate für jede Zelle gespeichert, vielleicht auch für Bereiche "von - bis", auf jeden Fall mit mehr Aufwand an Speicherplatz.

Viele Grüße von Jörg
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