Hilfe tut not, ich komme hier allein nicht mehr weiter:
Outlook-Kontakte besser nutzbar machen
für Serienbrief
für die Adressdatei selbst (besserer Überblick)
für schnelle Schreiben eines Briefes oder Faxes an einen einzelnen Kontakt mit entsprechender ILK-Vorlage!!!
Es ist ärgerlich, wenn ein System nicht voll genutzt werden kann, weil es an den Einstellungen hapert. Besonders das Outlook bietet schnelle Arbeitsmethoden an, die von uns leider mit dieser Einstellung so nicht genutzt werden können. Schaut mal bitte was möglich ist.
Wie Serienbriefe mit Outlook-Kontaktdateien verknüpft werden ist klar.
Die Vorgehensweise für Drittens ist eigentlich auch klar. Funktioniert aber leider nicht wie gewünscht.
Problem
zu 3: Er nimmt die ILK-Vorlagen nicht an (obwohl sie vorher angewählt wurde. Und Faxformulare werden erst gar nicht angeboten unter Aktionen/Brief an neuen Kontakt) sondern schreibt den Kontakt auf ein weißes Blatt mit TimesnewRoman. Mit dem Namen in der Anrede kommt das Programm leider auch nicht klar.
Hauptproblem Punkt 1 und 2:
Die Kontaktdatei kann bestimmte Funktionen einfach nicht ordentlich erfüllen, wenn die Vorlage nicht stimmt.
► Benötigt (werden oder) wird im Namensfeldfenster „Namen überprüfen“ (Button „Name“) min. 1 zusätzliches Feld (oder zwei: akad. Grad kurz: Prof. und Dr. , für das Anredenfeld) für den akademischen Grad ausführlich (Prof. Dr. rer. nat. habil. ; Dr. rer. nat. habil.; Dipl.-Ing. und Dipl.‑Ing. (FH).
Was passiert, wenn kein Extra Feld für den akad. Grad vorgesehen ist.
das Programm sortiert die Kontakte nicht richtig und damit wird es unübersichtlich
man hilft sich irgendwie und schreibt den Titel z. B. in den Familiennamen mit hinein.
Das ist ungünstig für die Serienbieferstellung und die Sortierung.
Beim Sortieren orientiert sich das Programm dann natürlich statt am Namen am Titel.
An gezeigt wird im Kontakt: Dr. Hustermann, Hans
Planungsbau
Also setzt er den Kontakt unter D wie Dr. statt unter H wie Hustermann
Setzt man den Titel in das Feld „Weitere Vornamen, wird zwar der Titel angezeigt und nach hinten sortiert. Das ist schon mal ein Fortschritt, was die Übersicht in der Sortierung betrifft. Jedoch im Adressblock steht der Titel mitten im Namenszug statt davor. Den gleichen Fehler macht das Programm auch wenn der Titel mit in den Familiennamen eingetragen ist.
Er schreibt statt Dr. rer. nat. habil. Hans Hustermann
folgendes: Hans Dr. rer. nat. habil. Hustermann
Hat man einen Serienbrief von min 30 oder gar 80 Datensetzen ist das Umsetzen des Titels mehr als lästig.
Versucht man sich mit Variante 3 zu helfen indem man den Titel mit in das Feld „Namenszusatz“ für sen. oder jun. setzt. So wird der Titel im Adressfeld hinter den Namen gesetzt. Der Titel wird in der Kontaktansicht nicht angezeigt. Das ist von allen sie schlechteste Variante.
Wenn ich die Felder für den akad. Grad mit in die Maske neben z.B. den Telefonnummern setze, dann erkennt das System nicht, dass es zum Namen gehört und zeigt es ebenfalls (logischerweise) im Namen nicht an. Punkt 3 funktioniert natürlich überhaupt nicht damit.
Des Weiteren weiß ich nicht wie ich die neue Maske so verknüpfen und speichern soll, dass ich diese automatisch aufrufen kann, wenn ich einen neuen Kontakt aufnehmen möchte oder alte Kontakte neu bearbeiten, sortieren, ordnen oder vervollständigen möchte. Mir wäre schon geholfen, wenn ich weiß wo ich welchen Haken setzen muss, damit ich die Maske entsprechend sinnvoll bearbeiten kann. Und oder das System dann auch auf die entsprechende ILK-Vorlage (Brief, Fax) zugreifen kann.
Das System ist sogar so ausgelegt, dass es versucht in Pkt.3 den Titel in der Anrede automatisch zu verkürzen. Steht im Adressfeld Dr. rer. nat. habil. Hans Hustermann so versucht zumindest das System Dr. Hustermann in der Anrede zu schreiben. Bei Prof. bekommt es es allerdings nicht ganz hin, da schreibt es nur Dr.
Eine entsprechende Info würde mich glücklich machen. Ich komme hier einfach nicht weiter.
Und die nächsten Serienbriefe kommen spätestens im Dezember.
Bis dahin müssten die Kontaktdateien gepflegt und sortiert sein.
Ich hoffe, dass ich das Problem verständlich erläutert habe und hoffe auf einen Lösungsvorschlag. Vielen, vielen Dank.
Anna-Su-Sanna1
