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Aus Excel Datei Daten in eine andere Datei übernehmen?

steubi / 14 Antworten / Baumansicht Nickles

Hallo

Ich arbeite in einer kleinen Kfz-Werkstatt. Aus kosten Gründen habe wir keine teure Rechnungssoftware sondern ich habe im Excel eine Vorlage dafür gemacht.
Gibt es eine Möglichkeit definierte Bereiche eine bestehenden Datei in eine neue Vorlage zu übrnehmen. Ich meine Adresse und Fahrzeugdaten per Button in eine neue Vorlage einzufügen z. Z. mache ich das per Copy and Paste?
Noch eine Frage kann man mit Hilfe einer Datenbank (Access) es so Gestalten das man vorgegebene Textblöcke in die Excel Rechnung einfügen kann z. Bsp das im Feld per Eingabe einer Nummer Motorenölwechsel erscheint ohne das ich es jedesmal ausschreiben muß?

Für Lösungsvorschläge wäre ich sehr dankbar.

Mfg steubi

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Olaf19 steubi „Aus Excel Datei Daten in eine andere Datei übernehmen?“
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Hi Steubi,

eigentlich ist es so, dass Excel sich alle irgendwann einmal benutzten Wörter merkt und du nach dem 3. Buchstaben nur noch auf Return zu drücken brauchst, also: Mot... => Motorenölwechsel => Enter. Falls das aus irgendeinem Grund bei euch nicht so funktioniert, dann würde ich einfach in der Dokumentvorlage für die Rechnung einen Druckbereich festlegen, der alles umfasst, was auf die Rechnung gedruckt werden soll, so dass du außerhalb dieses Rechtecks alle Begriffe notieren kannst, die in einer Rechnung vorkommen können. Dann sollte es mit der oben beschriebenen "Rate"funktion von Excel klappen.

Zu deiner ersten Frage... du könntest einfach für jeden Kunden eine eigene Rechnung abspeichern, d.h. wenn du eine neue Rechnung schreibst, öffnest du einfach die letzte Rechnung (und speicherst sie ggfs. unter einem anderen Namen, falls du alle Rechnungen als Datei aufbewahren möchtest). Das sollte auf jeden Fall einfacher sein als Copy & Paste.

CU
Olaf

Die Welt ist ein Jammertal ohne Musik. Doch zum Glueck gab es Bach, Beethoven, Haendel und Goethe (Helge Schneider)
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steubi Olaf19 „Aus Excel Datei Daten in eine andere Datei übernehmen?“
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So ähnlich mach ich es jetzt. Ich öffne eine alte Rechnung kopier mir die Daten und füge sie in die neue ein, das muß doch aber auch einfacher gehen. Hoffe ich.

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Olaf19 steubi „So ähnlich mach ich es jetzt. Ich öffne eine alte Rechnung kopier mir die...“
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Neenee, das meinte ich gerade nicht ;-) Sondern: Dass du eine alte Rechnung öffnest - mit allen Kunden- und Fahrzeugdaten! - und einfach deren Inhalt abänderst, also statt "Motorölwechsel - € 49,50" dann eben "Getriebeschmierewechsel - € 39,50" (sorry für die dilettantischen Beispiele - bin kein Autofahrer *g*). Da brauchst du kein Copy & Paste mehr, allenfalls unter einem anderen Namen speichern, falls du die ältere Rechnung noch in elektronischer Form benötigst.

CU
Olaf

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YF2L703S steubi „Aus Excel Datei Daten in eine andere Datei übernehmen?“
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Hallo Steubi,

hast Du Dir schon einmal Gedanken gemacht, wie Du die Daten für die "Digitale Betriebsprüfung" sinnvoll aufbereitest?

Nähere Auskünfte erteilt Dir Dein zuständiger Steuerberater!

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steubi YF2L703S „Aus ExcelDatei Daten in eine andere Datei übernehmen?“
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Da habe ich keine Ahnung von das ist Chefsache, z. Z. gaben wir die Rechnung in Druckform beim Steuerbüro ab was die dann damit machen keine Ahnung.

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Olaf19 YF2L703S „Aus ExcelDatei Daten in eine andere Datei übernehmen?“
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Hi yf2l703s, das interessiert mich jetzt auch, da es in unserem Betrieb recht ähnlich abzulaufen scheint wie bei Steubi: Ich drucke alle Rechnungen in mehrfacher Ausfertigung, darunter ist eine Kopie für unsere Buchhaltung dabei. Wenn ich es richtig sehe, werden die Daten aus dieser Rechnung manuell in eine Buchhaltungssoftware eingegeben... mag sein, dass das auch anders geht, fragt sich dann aber, wie teuer das wird.

CU
Olaf

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YF2L703S Olaf19 „Aus ExcelDatei Daten in eine andere Datei übernehmen?“
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Hallo Olaf19,

ich verweise auf § 147 Abs. 6 AO 1977:

Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch
verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.

Hinzu kommt noch das Problem mit den Rechnungs-Nummern aus dem Bereich Umsatzsteuer (§ 14 Abs. 4 UStG)!

Nach meinen Kenntnissen haben die zuständigen IHK oder Handwerkskammern im letzten Frühjahr entsprechende Seminare veranstaltet. Der Archivierungszwang umfaßt auch nicht-steuerliche Beriche, wie z.B. Kalkulationsunterlagen, EMails etc.. Entsprechende Unterlagen aus einem Seminar der örtlich zuständigen IHK habe ich vorliegen, da ich im Bereich Rechnungswesen/Steuern einer Bank tätig/verantwortlich und sowohl im Bereich Bank als auch im steuerlichen Bereich ausgebildet bin. An Deiner Stelle würde ich mich sowohl bei der IHK / Handwerkskammer als auch mich mit dem steuerlichen Berater auseinandersetzen. Sollten keine derartigen Hinweise von dem steuerlichen Berater gekommen sein, sollte man sich so seine Gedanken machen. Vielleicht sind sie auch vom Eigentümer nicht entsprechend gewürdigt worden. Es kann nur ein grober Anhalt sein, alles Andere bitte mit dem zuständigen steuerlichen Berater klären.

Das Geld für eine geprüfte branchenspezifische Lösung wird nach meiner Ansicht durch Effektifitätssteigerung (Rationalisierung & Vereinfachung) wieder hereingeholt. Es muß nicht die große Lösung sein.

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Olaf19 YF2L703S „Hallo Olaf19, ich verweise auf 147 Abs. 6 AO 1977: Sind die Unterlagen nach...“
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...das ist interessant. D.h. wenn man seine Rechnungen mit Excel oder wie in unserem Fall mit OpenOffice Calc erstellt hat, dann hat das Finanzamt das Recht, Einsicht in diese Dateien zu nehmen? Wenn die Daten anschließend in Lexware eingepflegt werden, könnte das FA ja ebenso gut dort Einblick nehmen? Genügt denen das nicht? - Muss ich im Betrieb mal ansprechen, das Thema... erstmal vielen Dank.

CU
Olaf

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YF2L703S Olaf19 „Vielen Dank...“
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Hallo Olaf19,

sie können sogar mit dem Beginn der Betriebsprüfung gem. § 193 AO verlangen, daß ihnen diese Daten auf einem Datenträger (CD etc.) ausgehändigt werden.

Das Buchhaltungsprogramm (z.B. von Lexware etc.) sollte sogar eine Schnittstelle (CaseWare) zur Software der Finanzverwaltung / Betriebsprüfung bieten und die Daten müssen über einen Zeitraum von mindestens 11 Jahren lesbar sein, d.h. die Programme / die dahinterliegenden Betreibssysteme sollten archiviert werden.

Aufgrund dieser Tatsache sind die Bilanzierungsprogramme der Bankengruppe umgestellt worden, anstelle von OS/2 Warp 4 mußte man sich mit Windows 2000/XP auf den entsprechenden Arbeitsplätzen auseinandersetzen und sich an andere Abläufe gewöhnen.

Würde ich einen entsprechenden Hinweis in der Kreditakte finden, wie er "dilettantisch" vorgeht, würde ich den Kreditnehmer mindestens 1 Stufe schlechter beurteilen und infolge Basel II sich dadurch der Kredit verteueren.

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Olaf19 YF2L703S „Aus Excel Datei Daten in eine andere Datei übernehmen?“
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...warum sich bei uns in Deutschland so wenige Leute trauen sich selbstständig zu machen bzw. nach kurzer Zeit wieder frustriert aufgeben - meine Güte, was veranstaltet dieser Staat bloß ein Affentheater mit uns allen :-(

Die Buchhaltung ist korrekt und sauber, alle Daten liegen vollständig vor, und dann wird trotzdem noch herumgemäkelt. Alle Rechnungen in Lexware erfasst und ausgedruckt auf Papier verfügbar, aber nein, es muss auch noch das Original-Excel-Dokument her. Was für ein Overhead... aber danke für deine Infos.

CU
Olaf

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Borlander steubi „Aus Excel Datei Daten in eine andere Datei übernehmen?“
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Aus kosten Gründen habe wir keine teure Rechnungssoftware sondern ich habe im Excel eine Vorlage dafür gemacht.
Keine Ahnung was Du unter teuer verstehst, aber für ~200€ bekommst Du sogar schon brauchbare netzwerkfähige Software für diese Aufgabe...

Zur Excel-Geschichte: Sowohl die Übername der Kundennummer, als auch die der Abruf von Artikeldaten sollte mittels der SVERWEIS-Tabellenfunktion problemlos machbar sein :-)
Achtung: Falls sich Preise ändern sollten, würden die natürlich auch in älteren Rechnungen auftauchen!


Gruß
Borlander
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reudic steubi „Aus Excel Datei Daten in eine andere Datei übernehmen?“
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morgen,

glaube auch nicht unbedingt das es zulässig ist rechnungen mit excel zu schreiben. benötigen rechnungen nicht ein fortlaufende nicht veränderebare nummer?!!?!?!?

bevor ich aus access etwas in excel einfügen würde ich wenn du e ahnung hast was in access basteln. da hast deine fortlaufenden nummern und kannst genauso rechnungen drucken!

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Olaf19 reudic „morgen, glaube auch nicht unbedingt das es zulässig ist rechnungen mit excel zu...“
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Eine fortlaufende Nummer kann man ja auch manuell vergeben - einfach die chronologisch letzte Nummer nehmen und 1 addieren... auch könnte ich mir vorstellen, dass es heute noch Betriebe gibt (z.B. im Handwerk(?)), wo nicht EDV-gestützt gearbeitet wird, so dass die Möglichkeit einer automatischen Vergabe von Rechnungsnummern gar nicht besteht.

CU
Olaf

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reudic Olaf19 „Eine fortlaufende Nummer kann man ja auch manuell vergeben - einfach die...“
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aber wie gesagt ich bin nicht sicher ob das rechtens ist!??!!?
bin da jetzt kein experte aber einfach mal so ne nummer vergeben, ich weiss ja net, vor allem weil sie ja einfach abzuändern wäre. Im Access ist das schon ein wenig anders!
einfach ne kleine Datenbank gemacht mit kunden und produkte hinterlegt, muss ja nix tolles sein, ganz klein halten mit ner einfachen eingabemaske, ist doch einfacher wie excel!!! da hat man auch die möglichkeit nach kunden zu filtern usw.!
meiner meinung nach ist excel für sowas nicht geeignet!

und wie oben beschrieben sind 200 € für so ein programm auch net zuviel. man bedenke die zeitersparnis!

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