Im Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB und § 257 HGB ) und in der Abgabenordnung (§ 147 AO) ist geregelt, wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen:
- 6 Jahre: empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung
- 10 Jahre: Bilanzen, Inventare, Handelsbücher, Rechnungen, Urkunden, Hypotheken
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt worden ist.
Mit Ausnahme der Handelsbücher und Bilanzen können die Daten auf Datenträgern abgespeichert werden (üblich: Mikroverfilmung bzw. Einscannen der Unterlagen).