Gastbeitrag: Clouds, Datensynchronisation
Heute ist jeder fast immer und überall erreichbar sowie mit dem Internet verbunden. So ist es mittlerweile möglich, von fast jedem Ort aus zu arbeiten. Mit Hilfe einer Cloud greift spezielle Software über einen Speicherort im Internet auf sämtliche Daten zu.
Damit benötigen Sie nur noch eine Internetverbindung und entsprechendes Gerät, um Ihre Arbeit verrichten zu können. Diese Flexibilität nutzen auch immer mehr Unternehmer, indem sie auf Cloud-Lösungen bei der Wahl ihrer Software zurückgreifen. So können sie sich zum Beispiel bei der Auswahl der Buchhaltungssoftware auch für eine cloudbasierte Variante entscheiden. Doch was ist genau unter einer Cloud zu verstehen und welche Möglichkeiten bestehen bei der Buchführung? Welche Vorteile und Befürchtungen bringen diese Lösungen mit sich?
Cloud: Was ist das genau?
Bei einer Cloud werden die Daten nicht auf einem lokalen Server wie zum Beispiel einer Festplatte gespeichert, sondern an einem externen Speicherort. Auf diesen können Sie jederzeit zugreifen, sofern Sie mit dem Internet verbunden sind. Die Lösung ist für Betriebe geeignet, die keinen lokalen Server und keine IT-Abteilung haben, jedoch digitalisiert arbeiten wollen. Sie können dann bei einem Anbieter Speicherplatz in der Cloud erwerben. Zu dieser wird dann eine Verbindung mit dem Netzwerk des Unternehmens hergestellt. So können dort abgelegte Programme benutzt werden. Damit entfallen hohe Anschaffungskosten.
Die Cloud-Lösung für die Buchhaltung
Die Buchhaltung ist eine Tätigkeit, die verpflichtend erledigt werden muss. Zwar ist es bequemer, diese auszulagern und einen Spezialisten tätigen zu lassen. Jedoch ist diese Option sehr kostenintensiv. Deshalb entscheiden sich viele Unternehmer, die Führung der Bücher selbst zu erledigen. Dies hat auch den positiven Effekt, dass Sie jederzeit über die finanzielle Lage Ihres Betriebs informiert sind. Um sich diese Aufgaben zu erleichtern, ist es sinnvoll, spezielle Software anzuschaffen.
Diese bieten zahlreiche Anbieter auch als Cloud-Lösung an. Damit können Sie die buchhalterischen Tätigkeiten nicht nur schnell, effizient und einfach erledigen, sondern auch von jedem Ort und jeder Zeit damit arbeiten. So sparen Sie viel Zeit ein. Oft scheuen sich Unternehmer vor einem Wechsel von einem herkömmlichen Buchhaltungsprogramm auf einem lokalen Server zu einer Cloud-Option, da sie Mehrarbeit aufgrund des Einpflegens der Daten befürchten. Jedoch können Sie mit Hilfe einer geeigneten Lösung Ihre Daten einfach importieren. So vermeiden Sie auch mögliche Flüchtigkeitsfehler, die beim Abtippen entstehen könnten.
Vorteile der Cloud
Viele Unternehmen entscheiden sich aufgrund der hohen Flexibilität für eine Cloud-Lösung. Insbesondere für diejenigen, die oft unterwegs sind, bietet diese Variante echte Vorteile. So kann zum Beispiel ein Mitarbeiter im Außendienst dank dieser Technologie Vorort ein Kundenangebot erstellen und dieses auf der Cloud ablegen. Dort kann es dann jeder Zugriffsberechtigte einsehen. Zudem ist diese Lösung auch auf Geschäftsreisen eine echte Hilfe. So können Sie beispielweise auf der Anfahrt im Zug oder am Abend im Hotel bequem arbeiten. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie immense Kosten einsparen können. Außerdem steht Ihnen jederzeit genügend Speicherkapazität zur Verfügung, da Sie diese beim Anbieter individuell nach Bedarf anpassen können.
Befürchtungen bezüglich der Cloud
Insbesondere die Angreifbarkeit der Cloud durch Hacker wird oft thematisiert. Deshalb möchten viele Betriebe sensible Daten nicht an einem solchen Speicherort verwahren. Handelt es sich jedoch um einen professionellen und zertifizierten Anbieter, so ist ein sicherer Datenschutz gewährleistet. Wäre dies nicht der Fall, würde das schnell die Runde machen. Ein solcher Anbieter würde nicht lange existieren. Sorgen Sie ergänzend für eine sichere Verschlüsselung Ihres Firmennetzwerkes. Dann steht der Nutzung einer Cloud-Lösung nichts im Wege.
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