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Jedes Unternehmen ist hinsichtlich seiner Branche und der Tätigkeit der Mitarbeiter verschieden. Dementsprechend unterscheidet sich auch die Intensität, in der etwa Reisetätigkeiten anfallen, oder Außendienstler unterwegs sind.

Gemeinsam haben alle diese Mitarbeiter, dass sie ab einem gewissen Umfang üblicherweise mit firmeneigenen Dienstwägen unterwegs sind. Eingesetzt werden Dienstwagen etwa:

• Ganz klassisch für den vertriebsorientierten Kundenbesuch

• Fahrt zu firmeneigenen oder öffentlichen Veranstaltungen (Messen u.ä.)

• Aber auch zur Erfüllung wichtiger Aufgaben – so sind beispielsweise Sachverständige oder Regulierer für Versicherungen Tag für Tag beim Kunden vor Ort 

Nun gibt es natürlich solche Dienstwägen, die ausschließlich für eine betriebliche Nutzung freigegeben sind, andererseits aber auch solche, die die Mitarbeiter unter Versteuerung des geldwerten Vorteils auch privat nutzen dürfen. Ab einer gewissen Größe des Fuhrparks ist es ohne eine professionelle Fuhrparkverwaltung schwierig, die Flotte jederzeit effizient und sicher zu nutzen. 

Eine professionelle Verwaltung kann vieles leisten: Sicherheit und gesetzliche Pflichten

Stellt ein Unternehmen ein Fahrzeug als Dienstwagen zur Verfügung, so geht damit auch eine gewisse Verantwortlichkeit einher. So sollte es beispielsweise die Regel sein, dass die Führerscheine aller Nutzer regelmäßig auf ihre Gültigkeit überprüft werden. Besteht der Fuhrpark außerdem nicht nur aus klassischen PKWs, sondern beispielsweise auch aus Baustellenfahrzeugen, LKWs oder Anhängergespanne, so lohnt es sich entsprechende Merkmale im Rahmen der Fuhrparkverwaltung zu hinterlegen.

So ist sichergestellt, dass immer auch die erforderliche Berechtigung zum Führen eines Fahrzeugs vorhanden ist

Kümmern muss sich ein Fuhrparkmanagement aber auch um den Zustand der verwalteten Fahrzeuge. So sind Unternehmen speziellen Sorgfaltspflichten unterworfen, die auch Unfallverhütungsvorschriften genannt werden. Konkret bedeutet dies, dass regelmäßige Wartungen und Überprüfungen durchgeführt werden und zu gegebener Zeit die Bereifung angepasst wird. Ziel ist dabei, dass der Nutzer jederzeit sicher und gesetzeskonform unterwegs ist. 

Eine Dienstleistung für Mitarbeiter eines Unternehmens

Ob das Fuhrparkmanagement intern oder extern abgewickelt ist, ist eine pauschal nicht zu beantwortende Frage. Fakt ist aber, dass die Beauftragung eines externen Verwalters wesentlich flexibler und serviceorientierter ist, als wenn dies durch eigene Mitarbeiter erbracht wird. Gute externe Fuhrparkverwalter zeichnen sich etwa durch ein Leistungsspektrum aus, welches weit über die eigentliche Verwaltung hinausgeht.

• Sie sind Ansprechpartner bei Unfällen, Pannen oder nötigen Reparaturen und sorgen bei Bedarf für ein Ersatzfahrzeug

• Sie stellen Tank- und Bezahlkarten zur Verfügung, mit denen Spritkosten bargeldlos beglichen werden können – eine Vorleistung der Mitarbeiter ist nicht nötig

• Sie übernehmen auch Tätigkeiten, die nicht auf den ersten Blick wichtig sind – dazu gehört beispielsweise die Rückgabe von Leasingfahrzeugen und die Abwicklung entsprechender Verträge 

Auch können die Leistungen eines externen Dienstleisters relativ unkompliziert angepasst werden. Steigt oder sinkt der Bedarf an Verwaltungsleistungen, so lassen sich die Leistungen recht zeitnah skalieren. In jedem Fall eine durchaus interessante Alternative!