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Gerade Unternehmen, die ihre Dienstleistungen direkt beim Kunden vor Ort ausführen oder Mitarbeiter beschäftigen, die für das Unternehmen regelmäßig längere Strecken unterwegs sind, setzten Firmenwagen ein. Gerade für diese Unternehmen, aber auch für Freiberufler, gehört die Mobilität zu einem der größten Garanten für ihren Erfolg.

Mit der Zeit wird ein unternehmenseigener Fuhrpark aufgebaut, zu dem PKWs, Kleintransporter und LKWs gehören können, die für betriebliche Zwecke genutzt werden oder Baumaschinen, die zur Durchführung der Arbeiten genutzt werden

Für das Flottenmanagement – auch gerne als Flottensteuerung oder Fuhrparkmanagement bezeichnet – gibt es keine eindeutige Definition, die bis ins Detail übereinstimmt. Dennoch steht der Ausdruck allgemein für die Verwaltung, Steuerung und Kontrolle der Fahrzeuge des eigenen Fuhrparks. Primär geht es darum, die Zeiten zur verringern, in denen das entsprechende Fahrzeug nicht genutzt wird. Ein Ziel ist es, den Einsatz der Fahrzeuge zu optimieren, eine bessere Auslastung zu erreichen und dadurch die Kosten zu senken.

Welche Vorteile ergeben sich für Unternehmen?

Die Mobilität der eigenen Mitarbeiter sind ein großer Pluspunkt – es verkürzt die Reaktionszeit bei Anfragen, hilft, um bei Notfällen schnell vor Ort zu sein und bietet ausreichend Platz, um sämtliche Ausrüstung immer dabei zu haben.

Doch das konsequente Flottenmanagement des eigenen Fuhrparks bieten noch andere Vorteile, die – teils kombiniert – zu einer Reduktion der Kosten und einem optimierten Zusammenspiel zwischen den Fahrzeugen und ihres Einsatzes zu führen. Wie vielseitig ein Flottenmanagement eingesetzt werden kann, zeigen sich in den folgenden Punkten:

• Dort befindet sich das Fahrzeug gerade

Zu jeder Zeit kann in Echtzeit herausgefunden werden, wo sich das Fahrzeug gerade befindet. Dazu wird die moderne GPS-Ortung eingesetzt, eine sehr präzise Art, die Fahrzeugdaten schnell aufzuspüren und die exakte Position zu melden.

• Kosten für den Treibstoff reduzieren

Je cleverer das Fahrzeug geleitet wird, desto geringer sind die Kosten für Treibstoff – Kosten können reduziert werden. Der Grund liegt vor allem darin, dass doppelte Fahrten, Umwege oder eine schlecht geplante Anfahrt durch bessere Routenplanung vermieden werden können.

• Optimierung der Fahrzeugsicherheit

Übertretung der Geschwindigkeit, ungewöhnliche Lenkbewegungen und unangemessene Bremsvorgänge weisen zumeist darauf hin, dass Störungen bei der Fahrzeugführung vorliegen. Durch die Abgabe von akustischen Signalen erhalten Fahrer einen Hinweis, eventuellen Unfällen kann vorgebeugt werden.

• Automatisierung von Arbeitsprozessen

Ein digitales Verwaltungssystem für den Fahrzeugpark des Unternehmens sorgt für eine         Automatisierung vieler Arbeitsschritte. Die Mobilität der eigenen Mitarbeiter steigt, gleichzeitig können sämtliche Fahrzeuge effizienter eingesetzt werden.

 Zur Unterstützung des Flottenmanagers werden Softwareprodukte eingesetzt, um die Verwaltung des unternehmenseigenen Fuhrparks einfacher und moderner, aber doch anwenderfreundlich zu gestalten. Außerdem soll sie helfen, das vorhandene Optimierungspotential zu ermitteln und bei der Umsetzung zu unterstützen.

Spezifische Lösungen für Unternehmen finden

Es spielen viele Elemente in der Entwicklung einer passenden Softwarelösung für das Flottenmanagement eines Unternehmens eine Rolle – die Größe des Unternehmens, die Größe des Fahrzeugparks sowie Art und Anzahl der Fahrzeuge. Am Beispiel von mittelständischen Unternehmen soll hier kurz aufgezeichnet werden, wie komplex und vielschichtig dieser Prozess ist.

In mittelständigen Unternehmen entscheidet zumeist der Unternehmenschef über die Anschaffung eines Firmenwagens und in den meisten Fällen wird das Optimierungspotential durch Produkte des digitalen Flottenmanagements gar nicht erkannt. Mehrere Untersuchungen konnten belegen, dass in einem Fuhrpark mit 5-25 Fahrzeugen – die dem Fuhrpark eines mittelständigen Unternehmens entsprächen – die größten Kosteneinsparungspotenziale und Liquiditätsreserven vorhanden sind.

Um das gesamte Optimierungspotential langfristig für sich nutzen zu können, empfehlen Experten, dass mittelständische Unternehmen in eine Softwareunterstützung investieren sollten. Was auf den ersten Blick wie eine teure Investition erscheint, zahlt sich allerdings langfristig aus, wenn die Unternehmen das Sparpotential, das durch die Software ermittelt wird, für sich nutzen können.

Doch die Auswahl eines geeigneten Softwareprodukts aus der Größe des zur Verfügung stehenden Angebots ist alles andere als einfach. Umfasst die Software zu wenige oder nicht die passenden Funktionen, kann eine Nutzbarkeit nicht garantiert werden. Bei einer zu großen Funktionsbreite, von denen viele nicht notwendig wären, werden die Vorgänge verlangsamt, gleichzeitig steigt das Fehlerpotential. Die Unternehmen tun also gut daran, die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens vorab zu analysieren.