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Einen Onlineshop zu gründen, ist in der Regel nicht aufwendig. Deshalb ist dieser eine beliebte Option, um in die Selbstständigkeit zu starten. Doch hat sich der Webshop auf dem Markt tabliert und gehen täglich zahlreiche Bestellungen ein, so wird die Verwaltung komplizierter.

Vor allem wenn der Betreiber einen großen Kundenstamm hat oder viele unterschiedliche Produkte anbietet, kann er schnell den Überblick über Bestand sowie Aufträge verlieren. Deshalb ist es essentiell, mit speziellen Software-Lösungen zu arbeiten. Diese erleichtern die Verwaltung des Webshops.

Den Überblick behalten mit einem Warenwirtschaftssystem

Bei einem WaWi-System werden sämtliche wichtigen Daten an einem zentralen Ort zusammengeführt. Dieses bietet den Vorteil, dass ein Webshop-Betreiber auf alle relevanten Prozesse immer zugreifen kann und diese stets im Blick hat. Bei möglichen Problemen kann er so frühzeitig reagieren. Denn heute erwarten Kunden von Online-Shops vor allem eines – schnelle Lieferung. Wer dies nicht leisten kann, hat kaum Chancen auf dem Markt. Denn wer seine Kunden zufrieden stellen möchte, der sollte nicht nur möglichst schnell liefern, sondern ebenfalls die Bestellungen vollständig verschicken.

Kompliziert wird es jedoch vor allem, wenn es im Webshop ein großes Angebot an verschiedenen Produkten gibt oder über unterschiedliche Kanäle vertrieben wird. So wird die Auftragslage schnell unübersichtlich. Denn um zeitnah und vollständig liefern zu können, müssen immer ausreichend Produkte im Lager verfügbar sein. Die Verwaltung erleichtert ebenfalls ein Warenwirtschaftsprogramm.

So zeigt die WaWi-Software von Lexware an, wenn ein Produkt zuneige geht. Dies macht es möglich, rechtzeitig nachzubestellen und immer genügend Ware vorrätig zu haben. Dadurch werden ärgerliche Lieferengpässe vermieden.

Wer nicht nur im eigenen Webshop, sondern ebenfalls auf Plattformen wie Amazon oder eBay agiert, der profitiert ebenfalls von einer solchen Software-Lösung. Denn mithilfe eines Warenwirtschaftssystems können sämtliche offenen Bestellungen abgerufen werden. So lassen sie sich effizient bearbeiten.

Lieferscheine schnell und fehlerfrei erstellen

Jedem Paket, das an einen Kunden versendet wird, sollte ein Lieferschein beigelegt werden. Dies vereinfacht und beschleunigt die Geschäftsabläufe. Denn auf ihm sind die in der Sendung gelieferten Waren aufgelistet. Dies erleichtert es den Kunden, zu überprüfen, ob die Lieferung vollständig ist. Zudem kann der Händler in diesem vermerken, wenn ein bestimmtes Produkt erst zu einem späteren Zeitpunkt lieferbar ist.

Neben Angaben zum Absender sollte auf dem Lieferschein ebenfalls die Adresse des Empfängers sowie das Versanddatum enthalten sein. Wer sich bei der Erstellung Zeit sparen möchte, der sollte eine kostenlose Vorlage für den Lieferschein verwenden. Mit dieser geht diese Tätigkeit nicht nur schneller. Auch hilft sie dabei, Fehler zu vermeiden oder wichtige Daten nicht zu vergessen.

Rechnungen schreiben leicht gemacht

Das Erstellen und Verwalten von Rechnungen gehört ebenfalls zu den täglichen Aufgaben eines Webshop-Betreibers. Dabei sind einige Pflichtangaben zu machen:

• Vollständige Anschrift des Webshops

• Vollständige Anschrift des Kunden

• Rechnungsdatum

• Rechnungsnummer

• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

• Produkte und deren Anzahl

• Endpreise

• Mehrwertsteuersätze

• Nettobetrag der Rechnung

• Lieferdatum

Nur so können der Kunde, der Steuerberater oder das Finanzamt diese auf ihre Richtigkeit prüfen. Um keine wichtigen Angaben zu vergessen, ist es ebenfalls empfehlenswert, auf eine spezielle Software zur Rechnungsstellung oder eine Vorlage zurückzugreifen. So lässt sich die Rechnung fehlerfrei und schnell schreiben.